Dieses Whitepaper erklärt, wie die sogenannte IST-Rücklage korrekt ermittelt und ausgewiesen wird und warum die Zweckbindung der Geldmittel so wichtig ist. Sie erhalten einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen, typische Fehlerquellen und praktische Lösungsansätze für Verwalter. Außerdem zeigt das Whitepaper, wie moderne Softwarelösungen Transparenz schaffen und die Verwaltung der Rücklagen vereinfachen können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rücklagen nicht nur korrekt bilanziert, sondern auch im Sinne der Eigentümergemeinschaft verwendet werden.
(Die IST-Rücklage zeigt den tatsächlichen Stand der vorhandenen Rücklagen, nicht nur die beschlossenen Zuführungen. Ihre zweckgebundene Verwendung – etwa für Erhaltungsmaßnahmen – ist gesetzlich vorgeschrieben und schafft Rechtssicherheit und Vertrauen innerhalb der Eigentümergemeinschaft.)
Wenn eine Einheit während des Abrechnungszeitraums leer steht, sorgt Scalara dafür, dass die damit verbundenen Kosten korrekt vom Vermieter getragen werden – und nicht auf andere Mieter umgelegt werden. Bei personenbezogenen Umlagen empfiehlt das System, frühere Belegungszahlen oder typische Haushaltsgrößen als Grundlage für eine faire Verteilung zu nutzen.
Wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung bereits mit einem anderen System erstellt haben, können Sie diese in SCALARA problemlos erfassen und verwalten: Erstellen Sie einfach den offenen Posten („Nachzahlung“ oder „Guthaben“) und gleichen Sie diesen mit der Banktransaktion ab.
SCALARA unterstützt Vermieter dabei, überhöhte oder nicht nachvollziehbare Kostensteigerungen zu vermeiden, indem Auffälligkeiten hervorgehoben und Transparenz bei Erhöhungen gefordert wird. Mieter können jederzeit die Originalrechnungen einsehen – SCALARA sorgt für vollständige und rechtssichere Dokumentation.
Eigene Arbeit kann als Hausmeistertätigkeit angesetzt werden – aber nur, wenn es sich um typische Aufgaben handelt, marktüblich vergütet wird, Transparenz besteht und die Leistungen nachvollziehbar dokumentiert sind.
Bei vermieteten Eigentumswohnungen hilft SCALARA, interne WEG-Verteilungsschlüssel (z. B. Miteigentumsanteile, Wohnfläche) mit den mietvertraglichen Regelungen abzugleichen – für eine korrekte Umlage und zur Vermeidung von Streitigkeiten.
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