Beschluss-Sammlung: Pflicht und Verantwortung des Verwalters

Die Führung einer sogenannten Beschluss-Sammlung ist für alle Wohnungseigentümergemeinschaften Pflicht. Dies ergibt sich aus § 24 Abs. 7 WEG. Verwalter:innen sind für die ordnungsgemäße und zügige Führung dieser Sammlung verantwortlich – unabhängig davon, ob man sie „Beschluss-Sammlung“, „Beschlusssammlung“ oder „Beschlussbuch“ nennt.

Zweck der Beschluss-Sammlung

Die Beschluss-Sammlung dient der Transparenz und Rechtsklarheit:

• Information für Eigentümer:innen: Sie ermöglicht Eigentümer:innen einen schnellen Überblick über die Beschlusslage der WEG.
• Relevanz für Rechtsnachfolger:innen: Für Käufer:innen oder Erb:innen ist sie besonders wichtig, da Beschlüsse auch ohne Grundbucheintrag gegenüber ihnen wirksam sind.
• Ergänzung zum Protokoll: Die Sammlung ersetzt nicht das Protokoll der Eigentümerversammlung, sondern ergänzt es.

Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung

• Verantwortlich ist in der Regel der oder die Verwalter:in.
• Die Form ist frei wählbar: Die Sammlung kann
  • schriftlich (z. B. in einem Ordner),
  • elektronisch (z. B. Excel, PDF) oder
  • per Verwaltungssoftware geführt werden.
• EDV empfiehlt sich, um Übersichtlichkeit und schnelle Bearbeitung sicherzustellen.

Was gehört in die Beschluss-Sammlung?

Folgende Inhalte sind zwingend aufzunehmen:

1. Beschlüsse der Eigentümerversammlung
   – auch abgelehnte Anträge.
   – ausgenommen: Geschäftsordnungsbeschlüsse, die nur während der Versammlung wirken.
2. Umlaufbeschlüsse
3. Gerichtliche Entscheidungen nach § 43 WEG,
   – insbesondere Urteilsformeln,
   – inklusive der Entscheidungen über Prozesskosten und vorläufige Vollstreckbarkeit.

Optional, aber zulässig:

• Gerichtliche Vergleiche (nur wenn gewünscht).
• Beschlüsse zur Annahme eines gerichtlichen Vergleichs müssen hingegen erfasst werden.

Eintragungen: Frist und Form

• Unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) bedeutet:
  – in der Praxis innerhalb von 5 Werktagen nach Beschlussfassung oder Zustellung einer gerichtlichen Entscheidung.
• Formale Anforderungen:
  – Datum des Eintrags
  – fortlaufende Nummerierung
  – Vermerke bei Anfechtung oder Ungültigkeit durch Gericht
  – Kennzeichnung des Verfahrensstands bei Gerichtsentscheidungen
  – ggf. Löschungsvermerk, wenn Beschluss keine Relevanz mehr hat.

Einsicht in die Beschluss-Sammlung

1. Wohnungseigentümer:innen haben jederzeit Einsichtsrecht – ohne besonderen Grund.
2. Dritte (z. B. Kaufinteressent:innen) benötigen ein berechtigtes Interesse und eine Vollmacht.

Fazit

Die Beschluss-Sammlung ist ein zentrales Instrument ordnungsgemäßer WEG-Verwaltung. Verwalter:innen sind verpflichtet, sie sorgfältig, zeitnah und transparent zu führen. Ihre ordnungsgemäße Pflege trägt wesentlich zur Rechtssicherheit innerhalb der Gemeinschaft bei.