Die Führung einer sogenannten Beschluss-Sammlung ist für alle Wohnungseigentümergemeinschaften Pflicht. Dies ergibt sich aus § 24 Abs. 7 WEG. Verwalter:innen sind für die ordnungsgemäße und zügige Führung dieser Sammlung verantwortlich – unabhängig davon, ob man sie „Beschluss-Sammlung“, „Beschlusssammlung“ oder „Beschlussbuch“ nennt.
Zweck der Beschluss-Sammlung
Die Beschluss-Sammlung dient der Transparenz und Rechtsklarheit:
- Information für Eigentümer:innen: Sie ermöglicht Eigentümer:innen einen schnellen Überblick über die Beschlusslage der WEG.
- Relevanz für Rechtsnachfolger:innen: Für Käufer:innen oder Erb:innen ist sie besonders wichtig, da Beschlüsse auch ohne Grundbucheintrag gegenüber ihnen wirksam sind.
- Ergänzung zum Protokoll: Die Sammlung ersetzt nicht das Protokoll der Eigentümerversammlung, sondern ergänzt es.
Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung
- Verantwortlich ist in der Regel der oder die Verwalter:in.
- Die Form ist frei wählbar: Die Sammlung kann
- schriftlich (z. B. in einem Ordner),
- elektronisch (z. B. Excel, PDF) oder
- per Verwaltungssoftware geführt werden.
- EDV empfiehlt sich, um Übersichtlichkeit und schnelle Bearbeitung sicherzustellen.
Was gehört in die Beschluss-Sammlung?
Folgende Inhalte sind zwingend aufzunehmen:
- Beschlüsse der Eigentümerversammlung
– auch abgelehnte Anträge.
– ausgenommen: Geschäftsordnungsbeschlüsse, die nur während der Versammlung wirken. - Umlaufbeschlüsse
- Gerichtliche Entscheidungen nach § 43 WEG,
– insbesondere Urteilsformeln,
– inklusive der Entscheidungen über Prozesskosten und vorläufige Vollstreckbarkeit.
Optional, aber zulässig:
- Gerichtliche Vergleiche (nur wenn gewünscht).
- Beschlüsse zur Annahme eines gerichtlichen Vergleichs müssen hingegen erfasst werden.
Eintragungen: Frist und Form
- Unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) bedeutet:
– in der Praxis innerhalb von 5 Werktagen nach Beschlussfassung oder Zustellung einer gerichtlichen Entscheidung. - Formale Anforderungen:
– Datum des Eintrags
– fortlaufende Nummerierung
– Vermerke bei Anfechtung oder Ungültigkeit durch Gericht
– Kennzeichnung des Verfahrensstands bei Gerichtsentscheidungen
– ggf. Löschungsvermerk, wenn Beschluss keine Relevanz mehr hat.
Einsicht in die Beschluss-Sammlung
- Wohnungseigentümer:innen haben jederzeit Einsichtsrecht – ohne besonderen Grund.
- Dritte (z. B. Kaufinteressent:innen) benötigen ein berechtigtes Interesse und eine Vollmacht.
Fazit
Die Beschluss-Sammlung ist ein zentrales Instrument ordnungsgemäßer WEG-Verwaltung. Verwalter:innen sind verpflichtet, sie sorgfältig, zeitnah und transparent zu führen. Ihre ordnungsgemäße Pflege trägt wesentlich zur Rechtssicherheit innerhalb der Gemeinschaft bei.
