Kennen Sie das Gefühl, am Ende der Woche erschöpft zu sein, obwohl Sie das Gefühl haben, nichts wirklich geschafft zu haben? In der Immobilienverwaltung mit ihren 250 bis 4.000 Einheiten türmen sich täglich dutzende Anfragen, Notfälle und Routineaufgaben. Doch wo geht die Zeit wirklich verloren? Die meisten Verwalter haben eine vage Ahnung – „zu viele E-Mails", „ständige Unterbrechungen", „die Suche nach Dokumenten" – aber keine belastbaren Zahlen.
Genau hier setzt der Montags-Test an: Eine simple, aber wirkungsvolle Methode, um in nur einer Woche systematisch zu erfassen, welche Zeitfresser Ihren Arbeitsalltag dominieren. Das Beste daran: Sie benötigen nichts weiter als ein Blatt Papier und fünf Minuten Disziplin pro Tag. Am Ende der Woche haben Sie schwarz auf weiß vor sich, wo Ihre wertvollste Ressource – Ihre Arbeitszeit – tatsächlich verschwindet.
Der Montag eignet sich ideal als Startpunkt, weil Sie mit frischem Blick in die Woche starten und den kompletten Wochenzyklus erfassen können. Zudem beginnen viele wiederkehrende Prozesse in der Immobilienverwaltung montags: Eigentümeranfragen vom Wochenende, Handwerkertermine für die Woche, Abrechnungsfristen und Verwaltungsbeiratssitzungen. Wer montags beginnt, erfasst den vollen Rhythmus seiner Verwaltungstätigkeit.
Bevor Sie loslegen, bereiten Sie Ihre Erfassungsliste vor. Diese sollte die typischsten Zeitfresser in der Immobilienverwaltung abbilden. Drucken Sie sich die folgende Tabelle aus und legen Sie sie gut sichtbar auf Ihren Schreibtisch:
So erfassen Sie richtig: Machen Sie jedes Mal einen Strich, wenn Sie von dieser Tätigkeit unterbrochen werden oder bewusst Zeit dafür aufwenden. Ein Strich bedeutet dabei etwa 5-10 Minuten verlorene Zeit. Bei der Dokumentensuche zählt nicht nur die Suchzeit selbst, sondern auch der Konzentrationsbruch und die Zeit, wieder in die ursprüngliche Aufgabe zurückzufinden.
Tag 1-2: Bewusstsein schärfen: In den ersten beiden Tagen geht es primär darum, überhaupt ein Bewusstsein für die Zeitfresser zu entwickeln. Viele Unterbrechungen und ineffiziente Prozesse laufen so automatisiert ab, dass wir sie gar nicht mehr wahrnehmen. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie in den ersten Tagen das Gefühl haben, etwas zu vergessen – das Erfassen wird schnell zur Routine.
Tag 3-4: Muster erkennen: Ab Mittwoch werden Sie bereits erste Muster erkennen. Gibt es bestimmte Tageszeiten, zu denen sich Unterbrechungen häufen? Welche Eigentümer rufen besonders oft an, weil Informationen fehlen? Bei welchen Prozessen müssen Sie regelmäßig zwischen verschiedenen Systemen wechseln?
Tag 5: Auswertung und erste Erkenntnisse: Am Freitagnachmittag nehmen Sie sich 20 Minuten Zeit für die Auswertung. Zählen Sie die Striche zusammen und multiplizieren Sie diese mit 7,5 Minuten (Durchschnittswert für Unterbrechung plus Wiedereinstieg). Das Ergebnis wird Sie vermutlich überraschen: Selbst „nur" 20 Striche bei der Dokumentensuche bedeuten 2,5 Stunden verschwendete Zeit – pro Woche!
Nach hunderten durchgeführter Analysen in Immobilienverwaltungen haben sich folgende Top-Zeitfresser herauskristallisiert – mit jeweils konkreten Lösungsansätzen:
Das Problem: Verträge in Papierordnern, Protokolle in verschiedenen E-Mail-Postfächern, Rechnungen teils digital, teils physisch abgelegt. Die Suche nach einem einzigen Dokument kann 15-30 Minuten dauern.
Die Lösung: Implementieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit objektbezogener Ablage. Moderne Verwaltungssoftware-Lösungen bieten integrierte DMS-Module, bei denen Dokumente automatisch der richtigen Wohneinheit zugeordnet werden. Investieren Sie eine Woche in die Digitalisierung Ihrer meistgesuchten Dokumententypen – die Zeitersparnis macht sich bereits im ersten Monat bezahlt.
Das Problem: Ein Eigentümer fragt nach dem Stand seiner Anfrage. Sie antworten. Er hat eine Rückfrage. Sie antworten erneut. Er versteht etwas falsch. Und so weiter. Was mit einem Telefonat in 5 Minuten geklärt wäre, zieht sich über Tage und ein Dutzend E-Mails.
Die Lösung: Etablieren Sie klare Kommunikationsregeln. Für komplexe Themen: direkter Anruf statt E-Mail. Für Standardanfragen: Nutzen Sie E-Mail-Vorlagen mit allen relevanten Informationen. Noch besser: Ein Eigentümerportal, in dem Status-Updates automatisch erfolgen und häufige Fragen bereits in einer FAQ beantwortet werden.
Das Problem: Eine Nebenkostenabrechnung wird erstellt, die Zahlen werden ins Buchhaltungssystem übertragen, dann nochmal in die Eigentümer-Übersicht kopiert und schließlich für die WEG-Verwaltungssoftware aufbereitet. Jeder Schritt birgt Fehlerquellen und kostet Zeit.
Die Lösung: Setzen Sie auf durchgängige Systemlandschaften. Moderne ERP-Lösungen für die Immobilienverwaltung verbinden Abrechnung, Buchhaltung und Reporting nahtlos. Automatisierte Prozesse in der WEG-Verwaltung reduzieren manuelle Eingaben auf ein Minimum. Falls ein kompletter Systemwechsel nicht sofort möglich ist: Prüfen Sie Schnittstellen und Import/Export-Funktionen zwischen Ihren bestehenden Systemen.
Das Problem: Handwerker A braucht eine Freigabe, Handwerker B einen Haustürschlüssel, Handwerker C hat seinen Termin vergessen. Jede dieser Situationen erfordert mehrere Telefonate, E-Mails oder sogar persönliche Anwesenheit.
Die Lösung: Digitale Handwerkerportale und Auftragsmanagementsysteme verschaffen Übersicht. Handwerker erhalten Zugang zu einem Portal, in dem alle Auftragsdetails, Pläne und Zugangsinformationen hinterlegt sind. Automatische Terminerinnerungen reduzieren No-Shows. Digitale Freigabeprozesse beschleunigen die Kommunikation erheblich.
Das Problem: In wachsenden Verwaltungen mit mehreren Mitarbeitern entstehen Grauzonen. Wer kümmert sich um Sonderumlagen? Wer bearbeitet Versicherungsschäden? Die Klärung dieser Fragen kostet täglich Zeit.
Die Lösung: Erstellen Sie eine klare Prozesslandkarte mit Zuständigkeitsmatrix. Definieren Sie für jeden Standardprozess einen Verantwortlichen. In digitalen Systemen lassen sich solche Workflows abbilden und automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuweisen.
Nach Abschluss Ihrer Wochenanalyse sollten Sie nicht in Aktionismus verfallen. Gehen Sie strukturiert vor:
Schritt 1: Priorisierung: Welche drei Zeitfresser haben die meisten Striche? Konzentrieren Sie sich zunächst auf diese Top 3.
Schritt 2: Quick Wins identifizieren: Welche Verbesserungen können Sie sofort umsetzen, ohne große Investitionen oder IT-Projekte? Oft sind es die kleinen Dinge: eine strukturierte E-Mail-Signatur mit FAQs, ein gemeinsames Notizbuch für Handwerkertelefonnummern, ein wöchentliches 15-Minuten-Teammeeting zur Zuständigkeitsklärung.
Schritt 3: Mittelfristige Optimierungen planen: Für die größeren Zeitfresser benötigen Sie vermutlich neue Tools oder Prozesse. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan für die nächsten 3-6 Monate. Moderne Digitalisierungslösungen für die Immobilienverwaltung lassen sich heute oft modular einführen – Sie müssen nicht gleich Ihr gesamtes System austauschen.
Schritt 4: Erfolgskontrolle Wiederholen Sie den Montags-Test nach drei Monaten. Haben sich die Strichlisten verbessert? Welche Maßnahmen haben gewirkt, welche nicht?
Der Montags-Test zeigt schwarz auf weiß, wo Ihre Zeit wirklich verloren geht. Die Erfahrung aus zahlreichen Verwaltungen zeigt: Durch konsequente Beseitigung der Top-3-Zeitfresser lassen sich realistisch 20-30 % der Arbeitszeit einsparen oder für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen. Das bedeutet konkret: Statt 10-12 Überstunden pro Woche haben Sie plötzlich Zeit für strategische Aufgaben, Eigentümerbetreuung oder schlicht einen pünktlichen Feierabend.
Die größte Hürde ist nicht die Umsetzung der Lösungen, sondern die ehrliche Bestandsaufnahme. Nehmen Sie sich die eine Woche Zeit für den Montags-Test – Ihre zukünftige Arbeitsqualität und Ihre Work-Life-Balance werden es Ihnen danken.
Handlungsempfehlungen auf einen Blick:
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
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