Doppelte Dateneingabe, endloses Suchen nach Unterlagen, Telefon-Pingpong mit Eigentümern – kennen Sie das? Diese alltäglichen Zeitfresser kosten Immobilienverwalter durchschnittlich 8-12 Stunden pro Woche. Die gute Nachricht: Mit der 3×3-Methode können Sie in nur drei Wochen drei dieser nervigen Routinen dauerhaft eliminieren. Dieser Beitrag zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen – inklusive Erfolgsgeschichten von Verwaltern, die es geschafft haben.
Viele Verwalter kennen das Problem: Man nimmt sich vor, endlich die Prozesse zu digitalisieren, doch nach wenigen Tagen ist man wieder im alten Trott. Der Grund? Zu viele Baustellen gleichzeitig, keine klare Methodik und fehlende Quick Wins, die motivieren.
Die 3×3-Methode setzt genau hier an: Fokus statt Überforderung. Statt die gesamte Verwaltung auf einmal umzukrempeln, konzentrieren Sie sich drei Wochen lang auf drei konkrete Nervensägen. Das ist überschaubar, messbar und motivierend.
Bevor Sie optimieren können, müssen Sie wissen, wo genau der Schuh drückt. In Woche 1 geht es um eine ehrliche Bestandsaufnahme. Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit und dokumentieren Sie eine Woche lang, welche wiederkehrenden Tätigkeiten Sie besonders nerven.
Die Top 3 Zeitfresser in der Immobilienverwaltung:
Legen Sie sich eine einfache Strichliste an (analog oder digital) und machen Sie jeden Tag einen Strich, wenn eine dieser Situationen auftritt. Am Ende der Woche werden Sie überrascht sein, wie oft Sie mit denselben Problemen konfrontiert sind.
Jetzt wird's konkret. In Woche 2 testen Sie für jede Ihrer drei Nervensägen eine einfache, schnell umsetzbare Lösung. Wichtig: Es geht nicht um die perfekte Lösung, sondern um sofort spürbare Verbesserungen.
Das Problem: Sie übertragen Rechnungsdaten manuell aus E-Mail-Anhängen in Ihre Verwaltungssoftware.
Die Simple Lösung: Nutzen Sie OCR-basierte Tools oder die Automatisierungsfunktionen Ihrer Verwaltungssoftware. Moderne Systeme wie SCALARA können Rechnungen automatisch einlesen, relevante Daten extrahieren und direkt in die Buchhaltung übernehmen.
Quick-Start: Beginnen Sie mit 10 Rechnungen pro Tag. Scannen oder laden Sie diese hoch und prüfen Sie, wie viel Zeit Sie sparen. Bei einer durchschnittlichen Ersparnis von 2-3 Minuten pro Rechnung summiert sich das schnell.
Das Problem: Dokumente sind verstreut über E-Mail-Postfächer, lokale Ordner, Cloud-Speicher und Papier-Archive.
Die Simple Lösung: Führen Sie ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein – zumindest für neue Dokumente. Legen Sie eine klare Namenskonvention fest (z.B. „JJJJ-MM-TT_Objektname_Dokumenttyp") und speichern Sie ab sofort alle neuen Dokumente zentral.
Quick-Start: Digitalisieren Sie nicht rückwirkend alles auf einmal. Beginnen Sie mit aktuellen Vorgängen und nehmen Sie sich vor: „Jedes neue Dokument landet sofort am richtigen Ort." Bereits nach zwei Wochen werden Sie merken, wie viel schneller Sie Informationen wiederfinden.
Das Problem: Eigentümer rufen mehrfach an, weil Informationen nicht transparent verfügbar sind. Handwerker müssen immer wieder kontaktiert werden, um den Status von Aufträgen zu klären.
Die Simple Lösung: Richten Sie ein digitales Eigentümerportal ein, über das Eigentümer jederzeit auf Abrechnungen, Protokolle und den Status laufender Maßnahmen zugreifen können. Für Handwerker nutzen Sie standardisierte Status-E-Mails oder ein einfaches Ticketsystem.
Quick-Start: Informieren Sie Ihre Eigentümer über das Portal und verschicken Sie bei den nächsten drei Anfragen den Link zum Eigentümerportal statt zu telefonieren. Dokumentieren Sie, wie oft Sie dadurch Anrufe vermeiden.
In Woche 3 geht es um Verstetigung. Sie haben nun zwei Wochen lang Erfahrungen gesammelt – welche Lösung hat am meisten gebracht? Welche lässt sich am einfachsten in den Alltag integrieren?
Beantworten Sie für jede getestete Lösung:
Wählen Sie die Lösung mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis und machen Sie daraus eine feste Gewohnheit.
Die 3×3-Methode zeigt: Prozessoptimierung muss nicht kompliziert sein. Statt monatelanger Planungsphasen und teurer Großprojekte setzen Sie auf fokussierte Verbesserung in kleinen Schritten.
Die Erfolgsfaktoren auf einen Blick:
Die Verwalter, die diese Methode angewendet haben, berichten durchschnittlich von 6-10 Stunden Zeitersparnis pro Woche. Das sind über 300 Stunden pro Jahr – oder anders ausgedrückt: 7,5 volle Arbeitswochen, die Sie für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können.
Starten Sie noch heute: Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit und identifizieren Sie Ihre drei größten Nervensägen. In drei Wochen werden Sie zurückblicken und sich fragen, warum Sie nicht schon früher damit angefangen haben.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
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