Die Digitalisierung der Hausverwaltung muss kein Mammutprojekt sein. Viele Verwalter scheuen den Einstieg, weil sie befürchten, ihre bewährten Prozesse komplett umkrempeln zu müssen oder hohe Investitionen tätigen zu müssen. Dabei zeigt die Praxis: Die erfolgreichsten digitalen Transformationen beginnen mit kleinen, risikoarmen Schritten, die sofort spürbare Erleichterungen bringen.
In diesem Beitrag stelle ich Ihnen fünf konkrete Maßnahmen vor, mit denen Sie heute beginnen können – unabhängig von Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur und ohne großes Budget. Diese Schritte bilden das Fundament für eine schrittweise Digitalisierung Ihrer Verwaltung und zahlen sich bereits nach wenigen Wochen aus.
Die papierlose Ablage ist der Grundstein jeder digitalen Hausverwaltung. Durchschnittlich verbringen Verwalter 15-20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten. Eine strukturierte digitale Ablage reduziert diese Zeit um bis zu 80 %.
Beginnen Sie mit einer klaren Ordnerstruktur, die sich an Ihrer Verwaltungsrealität orientiert:
/WEG-Objekte
/[Objektname oder -nummer]
/Eigentümer
/Verträge
/Abrechnungen
/[Jahr]
/Protokolle
/Korrespondenz
/Rechnungen
/[Jahr]
Wichtig: Etablieren Sie von Anfang an eine einheitliche Namenskonvention für Dateien, beispielsweise: JJJJ-MM-TT_Dokumenttyp_Kurzbezeichnung.pdf (z. B. 2025-09-15_Rechnung_Heizungswartung.pdf).
Beginnen Sie nicht mit der Digitalisierung Ihres gesamten Archivs. Starten Sie mit neuen Dokumenten ab heute und digitalisieren Sie Altdokumente nur bei Bedarf, wenn Sie darauf zugreifen müssen. Nach 6-12 Monaten haben Sie bereits 80% der relevanten Dokumente digital verfügbar.
Nutzen Sie Cloud-Speicher mit Versionierung (z.B. Microsoft OneDrive, Google Drive oder spezialisierte Branchenlösungen). Achten Sie auf DSGVO-Konformität und die Möglichkeit zur Rechtevergabe pro Objekt.
Routinekorrespondenz macht in der Hausverwaltung oft 30-40 % des E-Mail-Aufkommens aus: Eingangsbestätigungen, Zahlungserinnerungen, Terminbestätigungen, Anfragen zu Betriebskosten. Jede dieser E-Mails von Grund auf zu schreiben, kostet unnötig Zeit.
Erstellen Sie Vorlagen für folgende Standardsituationen:
Arbeiten Sie mit Platzhaltern für individuelle Informationen: [Name], [Objektadresse], [Betrag], [Datum]. In den meisten E-Mail-Programmen können Sie diese Vorlagen als Schnellbausteine oder Textvorlagen speichern.
Beispiel für eine Zahlungserinnerung:
Betreff: Erinnerung Hausgeldzahlung [Objekt] – [Monat/Jahr]
Sehr geehrte/r [Anrede] [Name],
uns ist aufgefallen, dass die Hausgeldzahlung für [Monat/Jahr]
in Höhe von [Betrag] EUR noch nicht bei uns eingegangen ist.
Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie diese
E-Mail bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihre Unterschrift]
Pro E-Mail sparen Sie 3-5 Minuten. Bei 20 Routine-E-Mails pro Woche sind das 60-100 Minuten – mehr als 1,5 Stunden wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.
Die eIDAS-Verordnung macht es möglich: Qualifizierte elektronische Signaturen haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften. Für die meisten Dokumente in der Hausverwaltung reichen sogar fortgeschrittene elektronische Signaturen aus.
Beginnen Sie mit kostenlosen oder günstigen Tools wie Adobe Acrobat Reader (einfache elektronische Signatur) oder cloudbasierten Lösungen wie DocuSign oder SignNow (ab ca. 10-15 EUR/Monat). Für interne Prozesse reicht oft bereits eine eingescannte Unterschrift als Bilddatei.
Vorher: Rechnung ausdrucken → unterschreiben → scannen → per E-Mail versenden (Zeitaufwand: 5-8 Minuten)
Nachher: Rechnung öffnen → digital signieren → direkt versenden (Zeitaufwand: 1-2 Minuten)
Die Verwaltung von Aufgaben über Post-its, Notizzettel oder E-Mail-Ordner führt zwangsläufig dazu, dass Dinge vergessen werden. Eine zentrale Aufgabenverwaltung schafft Transparenz und verhindert, dass wichtige Fristen untergehen.
Einzelverwalter (bis 500 Einheiten):
Team-Verwaltung (ab 500 Einheiten):
Legen Sie für jedes verwaltete Objekt eine eigene Liste oder ein eigenes Projekt an. Innerhalb dieser Struktur kategorisieren Sie Aufgaben nach:
Beginnen Sie damit, jeden Morgen 5 Minuten für die Aufgabenplanung zu investieren. Sie werden feststellen, dass diese Investition sich durch fokussierteres Arbeiten mehrfach auszahlt.
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist einer der zeitintensivsten Prozesse in der Hausverwaltung. Von der Postöffnung über die Prüfung und Kontierung bis zur Ablage vergehen oft 10-15 Minuten pro Rechnung. Bei durchschnittlich 50-100 Rechnungen pro Monat und Verwalter ergibt das ein enormes Optimierungspotenzial.
Vereinbaren Sie mit Ihren Hauptdienstleistern den digitalen Rechnungsversand per E-Mail. Richten Sie ein dediziertes E-Mail-Postfach ein (z.B. rechnungen@ihre-verwaltung.de) und leiten Sie alle Rechnungen dorthin um.
Benefit: Rechnungen sind sofort durchsuchbar und gehen nicht mehr verloren.
Speichern Sie eingehende Rechnungen automatisiert oder manuell nach folgendem Schema:
/Rechnungen
/[Jahr]
/[Objekt]
/[Monat]
Mit aussagekräftigen Dateinamen: 2025-09_Rechnung-123_HeizungswartungXY_456,78EUR.pdf
Etablieren Sie einen digitalen Freigabeprozess ohne Papier:
Implementieren Sie die fünf Schritte nicht gleichzeitig. Planen Sie für jeden Schritt 2-4 Wochen ein, damit sich die neuen Prozesse etablieren können.
Empfohlene Reihenfolge:
Digitalisierung funktioniert nur, wenn alle Beteiligten die neuen Prozesse mittragen. Investieren Sie Zeit in kurze Schulungen (30-60 Minuten pro Schritt) und dokumentieren Sie die neuen Abläufe in einem einfachen Wiki oder Word-Dokument.
Dokumentieren Sie vor der Umstellung den Zeitaufwand für ausgewählte Prozesse. Messen Sie nach 2-3 Monaten erneut und machen Sie die Zeitersparnis sichtbar. Das motiviert und liefert Argumente für weitere Digitalisierungsinvestitionen.
Sie benötigen für den Einstieg kein teures All-in-One-System. Die vorgestellten Maßnahmen können Sie mit kostenlosen oder günstigen Standard-Tools umsetzen:
Auch bei einfachen digitalen Prozessen gilt:
Die hier vorgestellten Maßnahmen sind Ihr Fundament. Sobald diese Prozesse reibungslos laufen, können Sie größere Digitalisierungsprojekte angehen:
Mehr zu fortgeschrittenen Digitalisierungsthemen finden Sie in unserem SCALARA Magazin.
Die Digitalisierung Ihrer Hausverwaltung beginnt mit fünf überschaubaren Schritten:
Gesamtzeitinvestition für Setup: 6-10 Stunden über 3 Monate verteilt
Zeiteinsparung ab Monat 4: 15-20 Stunden pro Monat
ROI: Bereits nach wenigen Wochen positiv
Der Schlüssel zum Erfolg liegt im schrittweisen Vorgehen. Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Beginnen Sie heute mit Schritt 1 – Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
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