Wohnungseigentumsverwalter:innen stehen vor einer zentralen Herausforderung: Wie lassen sich mehr Einheiten verwalten, ohne dass die Qualität leidet oder die Kosten explodieren? Die Antwort liegt nicht im Blindflug nach vorne, sondern in einer methodischen Bestandsaufnahme als erstem Schritt eines strukturierten Skalierungsprozesses.
Seit der WEG-Reform 2020 haben sich die Anforderungen an Verwalter:innen deutlich erhöht – von erweiterten Informationspflichten über neue Beschlussfassungsregeln bis hin zu verschärften Abrechnungsanforderungen. Gleichzeitig bieten moderne Softwarelösungen und Automatisierungstechnologien erhebliche Effizienzpotenziale. Doch bevor Sie investieren und Prozesse umstellen, müssen Sie wissen, wo Sie stehen.
In dieser fünfteiligen Artikelserie begleiten wir Sie durch den 1-Jahres-Plan zur Skalierung Ihrer Hausverwaltung. Im ersten Teil widmen wir uns der systematischen Bestandsaufnahme – dem Fundament für alle weiteren Schritte.
Eine professionelle Bestandsaufnahme bedeutet weit mehr als einen flüchtigen Blick auf bestehende Prozesse. Sie umfasst eine systematische Analyse aller relevanten Bereiche Ihrer Verwaltung:
Das Ziel: ein klares Bild Ihrer aktuellen Situation als Ausgangspunkt für gezielte Verbesserungen
Gebührenanalyse als Quick Win
Viele Verwaltungen zahlen unnötig hohe Bankgebühren, weil sie ihre Kontomodelle seit Jahren nicht hinterfragt haben. Mit der zunehmenden Digitalisierung des Zahlungsverkehrs haben sich die Anforderungen geändert.
Praxis-Checkliste Banking:
Buchhaltungsprozesse unter der Lupe
Besonders kritisch: Medienbrüche zwischen Verwaltungssoftware und Buchhaltung. Müssen Buchungssätze manuell übertragen werden? Erfolgt der Kontenabgleich noch per Hand? Diese Prozesse sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig.
Stimmungslage als Frühwarnsystem
Überlastete Mitarbeiter:innen sind das größte Hindernis für Wachstum. Bevor Sie neue Kunden akquirieren, müssen Sie verstehen, wie es Ihrem Team geht:
Die 3-Fragen-Methode:
Führen Sie strukturierte Einzelgespräche mit folgenden Kernfragen:
Diese Informationen sind Gold wert für die spätere Priorisierung von Maßnahmen.
Was sind Medienbrüche und warum sind sie teuer?
Ein Medienbruch entsteht immer dann, wenn Informationen von einem System in ein anderes übertragen werden müssen – sei es durch manuelles Abtippen, Ausdrucken und Einscannen oder Copy-Paste-Aktionen.
Typische Medienbrüche in der WEG-Verwaltung:
Die 10-Punkte-Checkliste für Ihre Verwaltungssoftware:
Überprüfen Sie kritisch, ob Ihre aktuelle Software diese Anforderungen erfüllt:
Realitätscheck:
Viele Verwaltungen nutzen nur einen Bruchteil der verfügbaren Funktionen ihrer Software. Bevor Sie über einen Wechsel nachdenken, prüfen Sie: Nutzen wir alle relevanten Features? Gibt es ungenutzte Automatisierungspotenziale?
Warum Datenqualität über Erfolg entscheidet
Schlechte oder unstrukturierte Daten sind das größte Hindernis für Automatisierung. Bevor Sie digitale Workflows implementieren, müssen Ihre Stammdaten stimmen.
Typische Datenprobleme:
Der 3-Stufen-Plan zur Datenbereinigung:
Stufe 1 – Kritische Fehler (sofort beheben):
Stufe 2 – Standardisierung (mittelfristig):
Stufe 3 – Optimierung (langfristig):
Unverzichtbare Werkzeuge:
Praxis-Tipp:
Erstellen Sie ein zentrales Projektdokument, in dem Sie alle Erkenntnisse sammeln. Kategorisieren Sie die identifizierten Punkte nach "Kritisch", "Wichtig" und "Nice-to-have". Diese Priorisierung wird in Phase 3 essentiell.
Woche 1: Banking & Personal
Woche 2: Prozessanalyse
Woche 3: Software-Audit
Woche 4: Datenmanagement
Eine gründliche Bestandsaufnahme ist kein lästiges Muss, sondern eine strategische Investition. Sie schaffen Transparenz über Ihre aktuelle Situation, identifizieren Quick Wins und legen die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen.
Die gewonnenen Erkenntnisse sind Gold wert für die nächsten Schritte: In Teil 2 dieser Serie zeigen wir Ihnen, wie Sie aus den Ergebnissen der Bestandsaufnahme messbare Ziele und konkrete Todos ableiten – von der Vision zur Umsetzungs-Roadmap.
Kernaussagen auf einen Blick:
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
