Sie haben keine Zeit für lange Anleitungen? Verstehen wir. Deshalb finden Sie hier die 10 meistgenutzten KI-Prompts erfolgreicher Verwaltungen – fertig zum Kopieren. Jeder Prompt spart Ihnen mindestens 15 Minuten Arbeit. Versprochen.
Wichtig: Ersetzen Sie einfach die [Platzhalter] mit Ihren konkreten Informationen. Fertig.
"Schreibe eine freundliche und professionelle E-Mail-Antwort.
Empfänger: Eigentümer
Thema: [Ihr Thema hier]
Kernaussage: [Was Sie mitteilen wollen]
Länge: maximal 150 Wörter
Ton: hilfsbereit aber bestimmt"
Zeitersparnis: 15 Minuten pro E-Mail
"Ich gebe dir meine Notizen von der Eigentümerversammlung.
Erstelle daraus ein strukturiertes Protokoll mit:
- Datum, Ort, Anwesende
- Tagesordnungspunkte mit Beschlüssen
- Abstimmungsergebnisse (Ja/Nein/Enthaltung mit MEA)
- Nächste Schritte
Meine Notizen: [Notizen hier einfügen]"
Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Protokoll
"Erstelle eine [erste/zweite/dritte] Mahnung für ausstehende Hausgeld-Zahlungen.
Betrag: [X] Euro
Eigentümer: 'der Eigentümer' (kein Name!)
Verzug seit: [Datum]
Bei 1. Mahnung: freundliche Erinnerung
Bei 2. Mahnung: deutlicher mit Fristsetzung
Bei 3. Mahnung: Ankündigung rechtlicher Schritte"
Zeitersparnis: 10 Minuten pro Mahnung
"DRINGEND! Erstelle drei kurze Texte:
1. Aushang für Hausflur (max. 5 Sätze)
2. E-Mail an alle Eigentümer (max. 100 Wörter)
3. WhatsApp-Nachricht (max. 3 Sätze)
Thema: [Wasserschaden/Stromausfall/Heizungsausfall]
Was ist passiert: [Beschreibung]
Was müssen Bewohner tun: [Anweisungen]
Ton: ruhig und klar"
Zeitersparnis: 30 Minuten in Stresssituationen
"Erkläre einem Eigentümer in einfachen Worten (ohne Fachjargon):
[Thema, z.B. was ist eine Erhaltungsrücklage]
Verwende ein alltägliches Beispiel zur Veranschaulichung.
Länge: maximal 100 Wörter.
Ton: geduldig und verständlich, wie einem guten Freund erklärt"
Zeitersparnis: 20 Minuten Recherche und Formulierung
"Ein Eigentümer beschwert sich über [Kosten/Maßnahme].
Formuliere eine Antwort, die:
1. Verständnis für seine Bedenken zeigt
2. Sachlich die Notwendigkeit erklärt
3. Den rechtlichen Hintergrund nennt (WEG §...)
4. Eine positive Perspektive aufzeigt
Ton: empathisch aber faktisch"
Zeitersparnis: 20 Minuten Argumentation
"Prüfe dieses Handwerker-Angebot auf Vollständigkeit:
[Angebot hier einfügen]
Worauf sollte ich achten?
Was fehlt möglicherweise?
Sind die Preise marktüblich?
Gib mir eine Checkliste mit Rückfragen an den Handwerker"
Zeitersparnis: 30 Minuten Analyse
"Erstelle für die Eigentümerversammlung:
1. Tagesordnung mit Zeitschätzung pro Punkt
2. Kurze Erläuterung zu jedem TOP (2-3 Sätze)
3. Formulierungsvorschlag für jeden Beschluss
Themen: [Ihre TOP-Liste]
Gesamtdauer sollte 2 Stunden nicht überschreiten"
Zeitersparnis: 1 Stunde Vorbereitung
"Zwei Eigentümer streiten über: [Streitthema]
Position A: [Standpunkt 1]
Position B: [Standpunkt 2]
Schlage 3 Kompromisslösungen vor, die:
- Für beide Seiten gesichtswahrend sind
- Rechtlich zulässig sind
- Praktisch umsetzbar sind"
Zeitersparnis: 45 Minuten Mediation
"Erstelle einen Jahresplan für meine WEG mit [X] Einheiten.
Berücksichtige:
- Gesetzliche Prüffristen (Aufzug, Heizung, etc.)
- Typische Wartungsarbeiten
- Eigentümerversammlung
- Jahresabrechnung
Format: Monatsübersicht mit konkreten To-Dos"
Zeitersparnis: 2 Stunden Planung
Merken Sie sich diese einfache Formel:
WER + WAS + WARUM + WIE = Perfektes Ergebnis
✅ Immer konkret: Statt "Schreibe über Kosten" → "Erkläre die Heizkostenerhöhung von 30%"
✅ Ton angeben: Fügen Sie immer hinzu: "Ton: freundlich/bestimmt/professionell"
✅ Länge definieren: "Maximal 100 Wörter" oder "In 3 Absätzen"
✅ Nachbessern: Nicht zufrieden? Schreiben Sie: "Mache es kürzer/freundlicher/formeller"
✅ Datenschutz: Nie echte Namen! Immer "der Eigentümer" oder "Einheit 15"
Echte Zahlen aus der Praxis:
Das bedeutet: Mehr Zeit für wichtige Aufgaben, persönliche Eigentümerbetreuung und – ja, auch mal einen pünktlichen Feierabend.
Schritt 1: Heute (5 Minuten)
Schritt 2: Diese Woche
Schritt 3: Nächste Woche
Diese 10 Prompts sind nur die Spitze des Eisbergs. Laden Sie sich jetzt unseren "Umfassenden Prompting-Guide für die Immobilienverwaltung" herunter.
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Sie müssen kein Technik-Genie sein, um diese Prompts zu nutzen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben können, können Sie auch mit KI arbeiten. Der Unterschied? Mit KI schreiben Sie die E-Mail in 2 Minuten statt in 20.
Fangen Sie klein an: Nutzen Sie heute einen einzigen Prompt. Morgen einen zweiten. In einem Monat werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne KI gearbeitet haben.
Die beste Zeit anzufangen? Genau jetzt.
Kopieren Sie Prompt Nr. 1, öffnen Sie ChatGPT und erleben Sie selbst, wie einfach es ist.
QUICK-PROMPTS FÜR NOTFÄLLE:
Bei Stress: "Hilf mir bei [Problem]. Gib mir eine schnelle Lösung."
Bei Unsicherheit: "Ist das rechtlich ok: [Situation]?"
Bei Zeitdruck: "Fasse das in 3 Sätzen zusammen: [Text]"
Bei Ärger: "Formuliere das freundlicher: [Ihr Text]"
Bei Blackout: "Ich bin WEG-Verwalter. Was muss ich bei [Thema] beachten?"
Alex ist seit 20 Jahren in der IT-Branche unterwegs. In den verschiedensten Rollen betreut er seit 12 Jahren Software-Entwicklungsteams in Corporate-Projekten. In 2016 hat er erfolgreich ein Kölner Software-Unternehmen gegründet und gibt dessen Leitung nun ab. Als Enterprise-Architekt und Programm-Manager hat er Erfahrung im Führen von multiprofessionellen IT-Teams in On- und Offshore. Bei SCALARA bringt er nun all sein Wissen und seine Expertise ein, um unsere Vision technisch zu skalieren. Mit seine Erfahrungen mit skalierenden Enterprise-Infrastrukturen, konzipiert er die Grundlage für unsere Vision als Platzhirsch der digitalen Immobilienindustrie.
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