Die Eigentümerversammlung ist das Herzstück der gemeinschaftlichen Entscheidungsfindung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Als zentrales Organ der Willensbildung findet sie in der Regel nur einmal jährlich statt – und stellt damit ein Schlüsselereignis für Verwalter und Eigentümer dar. Eine professionelle Vorbereitung, rechtliche Präzision und soziale Kompetenz sind dabei gleichermaßen gefragt.
Die gesetzlichen Regelungen zur Eigentümerversammlung finden sich in den §§ 23–25 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Dort ist unter anderem festgelegt:
Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss vom Verwalter mindestens einmal jährlich erfolgen und in Textform (z. B. Brief oder E-Mail mit Zustimmung) versendet werden. Die gesetzliche Einladungsfrist beträgt mindestens drei Wochen, sofern kein dringender Fall vorliegt. Inhaltlich muss die Einladung neben Ort und Zeit auch eine detaillierte Tagesordnung enthalten. Wichtig: Die zur Beschlussfassung vorgesehenen Punkte müssen klar erkennbar sein.
Tipp: Bei kontroversen Themen ist eine schriftliche Begründung hilfreich. Relevante Unterlagen wie Wirtschaftspläne, Abrechnungen oder Angebote sollten der Einladung unbedingt beigefügt werden.
Die Versammlung wird in der Regel vom Verwalter geleitet, kann aber auch einen anderen Vorsitzenden wählen. Auch wenn nicht alle Eigentümer anwesend sind: Die Versammlung ist immer beschlussfähig, es sei denn es wurde etwas anderes wirksam vereinbart. Vertreter können mit schriftlicher Vollmacht teilnehmen, vereinbarte Vollmachtsbeschränkungen beachten.
Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Jeder Eigentümer hat eine Stimme – bei Gemeinschaftseigentum muss das Stimmrecht einheitlich ausgeübt werden.
Auch stimmberechtigte Einschränkungen sind zu beachten: Ist ein Eigentümer von einem Beschluss persönlich betroffen, etwa durch einen Rechtsstreit mit der Gemeinschaft, darf er nicht mit abstimmen.
Protokollierung: Die gefassten Beschlüsse müssen unverzüglich schriftlich dokumentiert und von mindestens zwei Personen unterschrieben werden – in der Regel dem Versammlungsleiter und einem Eigentümer.
Bei baulichen Veränderungen gelten besondere Mehrheiten, siehe § 21 Abs. 2 WEG. Virtuelle Eigentümerversammlungen können mit einer Dreiviertelmehrheit beschlossen werden (§ 23 Abs. 1a WEG).
Alle Beschlüsse sind in einer Beschlusssammlung dauerhaft zu dokumentieren – eine essenzielle Pflicht zur Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.
Nach der Versammlung folgt die unverzügliche Protokollerstellung. Zwar besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verteilung an alle Eigentümer, doch empfiehlt sich eine transparente Kommunikation. Noch wichtiger: Die Umsetzung der gefassten Beschlüsse muss zeitnah erfolgen, ebenso wie die Archivierung aller Unterlagen.
Ein reibungsloser Ablauf beginnt mit guter Planung:
Auch die Kommunikation vor Ort ist entscheidend:
Einige Fehler treten immer wieder auf – lassen sich jedoch leicht vermeiden:
Die Eigentümerversammlung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Richtig organisiert, wird sie zur Bühne für gelungene Kommunikation, zur Stärkung der Verwalterrolle und zur effektiven Steuerung der Eigentümergemeinschaft. Wer rechtssicher arbeitet und die menschliche Ebene nicht aus dem Blick verliert, schafft Vertrauen und bringt die Gemeinschaft nachhaltig voran.
Astrid Schultheis ist eine von vier bundesweit ö.r.v.u.b. Sachverständige für Wohnungseigentumsverwaltung und schreibt Gutachten für Gerichtsverfahren, insb. zum Thema WEG-Abrechnung und Rechnungswesen. Sie ist Mitentwicklerin der WEG-Musterabrechnung 1.0 - 3.0 und ist seit über 30 Jahren Inhaberin einer mittelständischen Verwaltungsgesellschaft.
Bei SCALARA arbeitet sie seit Anbeginn an der Konzeption insb. des Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrmoduls mit und unterstützt mit Ihrem einzigartigem fachlichen Know-How.
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