Das Jahresende stellt Immobilienverwalter traditionell vor vielfältige Herausforderungen: Jahresabrechnungen müssen vorbereitet, Buchhaltungskonten bereinigt und offene Posten geklärt werden. Doch das Jahr 2025 bringt eine zusätzliche, besonders kritische Dimension mit sich: Am 31. Dezember 2025 endet die gesetzliche Nachtragsobliegenheit im Grundbuch unwiderruflich. Dieser Stichtag hat weitreichende rechtliche Konsequenzen für Wohnungseigentümergemeinschaften und ihre Verwalter.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Maßnahmen Sie noch vor dem Jahreswechsel ergreifen müssen, um rechtliche Risiken zu vermeiden und Ihre Verwaltungen optimal für das neue Jahr aufzustellen. Dabei liegt der Fokus auf zwei zentralen Bereichen: den grundbuchrechtlichen Anforderungen und den buchhaltungstechnischen Jahresendaufgaben.
Mit der WEG-Reform 2020 wurde eine Übergangsregelung geschaffen, die es Wohnungseigentümergemeinschaften ermöglichte, bestimmte Vereinbarungen und Beschlüsse nachträglich ins Grundbuch eintragen zu lassen. Diese Übergangsphase endet nun am 31. Dezember 2025 – und zwar endgültig. Nach diesem Stichtag verlieren nicht eingetragene Vereinbarungen ihre Wirksamkeit gegenüber Rechtsnachfolgern.
Besonders kritisch sind folgende Regelungen, die einer Grundbucheintragung bedürfen:
Veräußerungsbeschränkungen: Vereinbarungen, die etwa die Zustimmung des Verwalters oder der Eigentümergemeinschaft bei einem Verkauf vorsehen, müssen im Grundbuch dokumentiert sein. Ein bloßer Verweis auf die Teilungserklärung reicht nicht aus.
Erwerberhaftung für Hausgeldrückstände: Die Regelung nach § 7 Abs. 3 Satz 2 WEG, wonach ein Erwerber für rückständige Hausgeldschulden seines Vorgängers haftet, muss explizit und vollständig im Grundbuch eingetragen sein. Dies ist das mit Abstand größte Risiko im Kontext der Nachtragsobliegenheit.
Öffnungsklauselbeschlüsse: Beschlüsse, die auf nicht gesetzlich vorgesehenen Öffnungsklauseln basieren, verlieren ihre Wirksamkeit, wenn sie nicht bis zum Stichtag ins Grundbuch eingetragen werden.
Die Erwerberhaftung für Hausgeldrückstände stellt das bedeutendste rechtliche Risiko dar. Gemäß § 7 Abs. 3 Satz 2 WEG kann eine Eigentümergemeinschaft vereinbaren, dass ein Erwerber für rückständige Hausgeldschulden seines Rechtsvorgängers haftet. Diese Vereinbarung entfaltet aber nur dann Wirkung gegenüber dem Erwerber, wenn sie im Grundbuch eingetragen ist.
Wenn die Erwerberhaftung nicht oder nicht vollständig im Grundbuch eingetragen ist, passiert Folgendes:
Ein bloßer Verweis auf die Teilungserklärung ist ausdrücklich nicht ausreichend! Die Erwerberhaftung muss explizit und wörtlich im Grundbuch eingetragen sein. Dies wird in der Praxis häufig übersehen und kann zu erheblichen finanziellen Verlusten für die Gemeinschaft führen.
Verwalter, die ihre Prüfpflichten vernachlässigen und nicht rechtzeitig auf notwendige Grundbuchnachträge hinweisen, können persönlich haftbar gemacht werden. Die ordnungsgemäße Prüfung der Teilungserklärungen und des Grundbuchstands gehört zu den Kernpflichten eines gewissenhaften Verwalters. Eine Versäumnis der Frist zum 31.12.2025 kann daher weitreichende persönliche Konsequenzen haben.
Um sicherzustellen, dass alle relevanten Vereinbarungen rechtzeitig ins Grundbuch eingetragen werden, empfiehlt sich eine systematische Prüfung aller verwalteten Teilungserklärungen anhand folgender Checkliste:
Ein wichtiger Hinweis: Grundbuchnachträge erfordern Zeit. Die Beauftragung eines Notars, die Kommunikation mit den Eigentümern, die Einholung notwendiger Zustimmungen und schließlich die Bearbeitung durch das Grundbuchamt – all dies kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Wer jetzt noch nicht tätig geworden ist, muss unverzüglich handeln, um die Frist einzuhalten.
Neben der Erwerberhaftung betrifft die Nachtragsobliegenheit auch Öffnungsklauselbeschlüsse, die auf nicht gesetzlich vorgesehenen Öffnungsklauseln basieren. Auch hier gilt: Die Frist endet am 31. Dezember 2025.
Was bedeutet das konkret? Beschlüsse, die nach dem Stichtag gefasst werden, sind zwar grundsätzlich weiterhin möglich. Allerdings können sie ohne Grundbuchnachtrag möglicherweise nicht wirksam gegenüber Rechtsnachfolgern sein. Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, ist ein Nachtrag auch hier dringend empfehlenswert.
Neben den grundbuchrechtlichen Fristen stehen zum Jahresende die klassischen Aufgaben der Buchhaltungsbereinigung an. Diese sollten nicht unterschätzt werden, denn eine sorgfältige Vorbereitung ist die Grundlage für fehlerfreie Jahresabrechnungen und einen reibungslosen Start ins neue Verwaltungsjahr.
Eine der wichtigsten Aufgaben zum Jahresende ist die Überprüfung der Rücklagengelder:
Eine sorgfältige Prüfung der Rücklagen ist essentiell für die finanzielle Stabilität der Eigentümergemeinschaft und gehört zu den Kernaufgaben einer gewissenhaften Verwaltung.
Das Jahresende ist der ideale Zeitpunkt, um das Mahnwesen auf den aktuellen Stand zu bringen:
Ein konsequentes Mahnwesen verhindert, dass sich offene Forderungen über Jahre ansammeln und zu erheblichen finanziellen Belastungen für die Gemeinschaft werden.
Eine gründliche Prüfung aller Zahlungsströme ist vor dem Jahreswechsel unerlässlich:
Durchlaufende Posten identifizieren: Alle durchlaufenden Posten müssen korrekt zugeordnet werden. Gegebenenfalls sind Dritte anzuschreiben, um Klärungen herbeizuführen.
Abgrenzungen aus dem Vorjahr prüfen: Wurden alle Abgrenzungen korrekt aufgelöst? Sind neue Abgrenzungen für das laufende Jahr erforderlich?
Forderungen und Verbindlichkeiten abgleichen: Ein vollständiger Abgleich verhindert Fehler im Jahresabschluss.
Versorgerabrechnungen vorbereiten: Zählerlisten vorbereiten, Ablesungen koordinieren und sicherstellen, dass alle Versorgerabrechnungen rechtzeitig vorliegen.
Versicherungserstattungen überprüfen: Offene Erstattungen von Versicherungen müssen identifiziert und nachverfolgt werden. Besondere Vorsicht ist bei Rechnungen von Versicherungsschäden geboten – hier ist eine genaue Zuordnung wichtig.
Doppelzahlungen identifizieren: Wurden versehentlich Rechnungen doppelt bezahlt? Diese müssen korrigiert und gegebenenfalls Dritte angeschrieben werden.
Eingangsrechnungen prüfen: Sind alle Eingangsrechnungen verbucht? Wurden Skonti genutzt? Gibt es noch offene Bestellungen oder Lieferungen?
Eine systematische Kontrolle aller wiederkehrenden Leistungen und Daueraufträge ist zum Jahresende besonders wichtig:
Wichtige Prüfpunkte:
In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Versäumnisse, die zu Problemen führen:
Grundbuchfristen ignorieren: Die Frist zum 31.12.2025 ist absolut und kann nicht verlängert werden. Versäumnisse führen zu dauerhaftem Rechtsverlust und können erhebliche Haftungsrisiken nach sich ziehen.
Verspätete Buchhaltungsbereinigung: Wer die Buchhaltung erst im Januar bereinigt, riskiert Fehler, die dann nicht mehr aus der Jahresabrechnung herauszubekommen sind.
Fehlende Dokumentation: Alle getroffenen Maßnahmen sollten sorgfältig dokumentiert werden. Dies gilt sowohl für die grundbuchrechtlichen Prüfungen als auch für die buchhaltungstechnischen Arbeiten.
Um die verbleibende Zeit optimal zu nutzen, empfehlen wir folgendes strukturiertes Vorgehen:
Der Jahreswechsel 2025/2026 ist für Immobilienverwalter von besonderer Bedeutung. Die unwiderruflich endende Nachtragsobliegenheit im Grundbuch am 31. Dezember 2025 erfordert unverzügliches Handeln. Insbesondere die Erwerberhaftung für Hausgeldrückstände muss explizit im Grundbuch eingetragen sein – andernfalls drohen erhebliche finanzielle Verluste für die Eigentümergemeinschaft und Haftungsrisiken für den Verwalter.
Parallel dazu stehen die klassischen Jahresendaufgaben in der Buchhaltung an: Rücklagenprüfung, Mahnwesen, Zahlungsabgleich und die Vorbereitung der Jahresabrechnungen. Nur wer diese Aufgaben systematisch und rechtzeitig angeht, kann einen reibungslosen Start ins neue Verwaltungsjahr gewährleisten.
Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
Mit einem klaren Prüfplan und strukturiertem Vorgehen meistern Sie die Herausforderungen des Jahreswechsels und legen den Grundstein für ein erfolgreiches neues Verwaltungsjahr.
Moderne Verwaltungssoftware wie SCALARA kann viele der beschriebenen Aufgaben erheblich erleichtern. Automatisierte Mahnläufe, integrierte Zahlungsabgleiche und strukturierte Checklisten helfen dabei, auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten und keine wichtigen Fristen zu versäumen.
Insbesondere das Buchhaltungsmodul von SCALARA bietet umfassende Funktionen zur Jahresendvorbereitung: Von der automatischen Erkennung durchlaufender Posten über die systematische Verwaltung von Abgrenzungen bis hin zur Unterstützung bei der Erstellung von Jahresabrechnungen. Die Integration aller verwaltungsrelevanten Prozesse in einer Software reduziert Fehlerquellen und spart wertvolle Zeit.
Astrid Schultheis ist eine von vier bundesweit ö.r.v.u.b. Sachverständige für Wohnungseigentumsverwaltung und schreibt Gutachten für Gerichtsverfahren, insb. zum Thema WEG-Abrechnung und Rechnungswesen. Sie ist Mitentwicklerin der WEG-Musterabrechnung 1.0 - 3.0 und ist seit über 30 Jahren Inhaberin einer mittelständischen Verwaltungsgesellschaft.
Bei SCALARA arbeitet sie seit Anbeginn an der Konzeption insb. des Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrmoduls mit und unterstützt mit Ihrem einzigartigem fachlichen Know-How.
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