Früher stand die Buchhaltung im Januar für die Jahresübernahme zwei Wochen still. Geschäftsführerin Astrid Schultheis und Buchhaltungsleitung Irena Wettstein erzählen, was sich bei der FOCUS GmbH mit SCALARA verändert hat.
Seit 1992 verwaltet und vermittelt die FOCUS GmbH Immobilien im Großraum Köln/Bonn und Düsseldorf. Sie ist spezialisiert auf die Verwaltung von großen Verwaltungsobjekten, mit einer durchschnittlichen Objektgröße von rd. 80 Wohneinheiten. Die FOCUS teilt die Aufgabenbereiche in Objektbetreuung, Buchhaltung & Technik auf.
zum Jahreswechsel. Früher: zwei Wochen keine einzige Zahlung und Urlaubssperre für die Buchhaltung. Heute: Wirtschaftsplan aktivieren und weiterarbeiten.
pro GdWE für den Jahresabschluss. Bei 57 Objekten bekommt die Buchhaltung damit einen ganzen Monat Arbeitszeit pro Jahr zurück.
weil SCALARA alle Daten automatisch ausliest und kontiert. Bei 13.000 Rechnungen im Jahr sind das über fünf Arbeitswochen bzw. 1 Stunde pro Tag.
FOCUS verwaltet vor allem große Wohnungseigentümergemeinschaften, einzelne mit knapp 400 Einheiten und mehreren hundert Stellplätzen.
Im Altsystem bedeutete der Jahreswechsel zwei Wochen Stillstand: Jedes Objekt musste einzeln ins neue Jahr übertragen, der neue Wirtschaftsplan eingespielt und die Sollstellung gefahren werden.
Bis die Buchhaltung ihre Freigabe gab, konnte niemand im System arbeiten und keine Rechnung bezahlt werden.
„Vor Ende des Jahres ist ein Riesendruckpunkt, da hat in der Buchhaltung keiner frei. Und Anfang des Jahres auch nicht, weil die ganze Produktivität darauf wartet, dass die Buchhaltung die Jahresübernahme gemacht hat“, sagt die Geschäftsführerin Astrid Schultheis.
Das Wissen dafür lag bei wenigen Personen, zuletzt bei einem langjährigen Buchhalter, der inzwischen im Ruhestand ist.
Dazu kamen Fallstricke in der Altsoftware. Wer für die Abrechnung des Vorjahres ein neues Konto brauchte, musste es in beiden Jahren getrennt anlegen und dafür jedes Mal alle Fenster schließen und das Jahr wechseln. Jedes dieser Konten kostete nach Einschätzung von FOCUS drei bis vier Minuten. Vergaß das jemand, legte ein Kollege dasselbe Konto erneut an, mit anderer Bezeichnung. In SCALARA gibt es Jahresscheiben nur noch in der Jahresabrechnung. Ein Konto oder Verteilerschlüssel wird einmal angelegt und gilt für alle Jahre.
Astrid Schultheis
Geschäftsführerin, FOCUS GmbH
Auch der Wirtschaftsplan läuft einfacher. Der Entwurf entsteht in SCALARA, nach dem Beschluss wird er nur noch aktiviert. Damit stehen die Jahreszahlungen für jede Einheit fest, das einzelne Einspielen pro Objekt zu Jahresbeginn entfällt. Im Altsystem blockierte allein der monatliche Sollstellungslauf jedes Mal aufs Neue eine Mitarbeiterin rund drei Stunden. Aufs Jahr gerechnet fällt damit eine große Anzahl an Stunden weg. Insbesondere bei Krankheit und Urlaub muss sich die Buchhaltung nicht jeden Monat wieder neu darum kümmern.
Das Altsystem verbuchte über die Bankschnittstelle alles automatisch. Klingt gut, hatte aber einen Haken. Falsch verbuchte Zahlungen fielen erst im Controlling auf, oft ein Jahr später, mitten in der Phase, in der die Jahresabrechnungen raus müssen. Auch Doppelzahlungen konnten dadurch unentdeckt bleiben. „Es ist auch schon einmal eine Doppelzahlung von 6.000 € erst nach dem Jahreswechsel bei der Vorbereitung der Rechnungsprüfung aufgefallen. Das ist sehr ärgerlich!“, so die Geschäftsführerin.
Für den Verwalter heißt das, dass Geld der Gemeinschaft ausgegeben wurde, das nicht hätte ausgegeben werden dürfen. In SCALARA laufen Zahlungen ebenfalls automatisch. Was nicht eindeutig zugeordnet werden kann, zeigt das System dabei sofort an. Die Buchhaltungsleiterin schaut täglich rein und klärt offene Posten direkt.
Irena Wettstein
Leiterin Buchhaltung, FOCUS GmbH
Am Jahresende zeigt sich der Unterschied. Im Altsystem dauerte der Jahresabschluss einer GdWE rund fünf Stunden, bei den großen Gemeinschaften mit rund 400 Einheiten sogar eine bis zwei Wochen Vollzeit. Jedes Konto musste noch einmal angeschaut werden.
Mit SCALARA braucht der Jahresabschluss nur noch rund zwei Stunden, weil unterjährig alles geklärt ist und am Ende nur noch die Heizkostenabrechnung des externen Dienstleisters fehlt. Ein kleineres Objekt zeigt, wie weit das geht: Stichtag 31. Dezember, am 11. Januar war die Abrechnung fertig. Umgewöhnen musste sich das Team trotzdem. Wer jahrelang im Modus „erst verbuchen, später kontrollieren“ gearbeitet hat, klärt jetzt zeitnah.
Der Aufwand verlagert sich vom Jahresende in den Alltag. Vorgänge werden nur einmal angefasst und direkt geklärt. Das spart über das ganze Jahr viel Zeit in der Buchhaltung und noch mehr bei den Objektbetreuern. Wenn die Abrechnungen raus müssen, entsteht so kein Stau mehr.
Bei FOCUS lagen alle Rechnungen schon vorher digital vor. Trotzdem kostete jede einzelne Rechnung, laut Irena Wettstein, im Altsystem anderthalb bis zwei Minuten: Daten eintippen, Beleg hinter die Buchung hängen, Zahlung an die Bank schicken.
In SCALARA liest das System alle relevanten Infos der Rechnung, wie z.B. IBAN, Rechnungsnummer, Betrag oder sogar Aufteilung der haushaltsnahen Dienstleistungen sowie Skonto aus. Die eingebaute KI schlägt außerdem direkt passende Buchhaltungskonten vor und das alles bei rund 40 Rechnungen am Tag. Die Buchhaltungsleiterin prüft nur noch die letzten Ziffern der IBAN und den Betrag.
Nach ihrer Einschätzung spart das mindestens eine Minute pro Rechnung, und das bei jeder einzelnen. Gibt es zur Rechnung schon einen Bankumsatz, schlägt SCALARA vor, sie dieser Buchung zuzuordnen. Eine zweite Zahlung wird so vermieden.
Astrid Schultheis
Geschäftsführerin, FOCUS GmbH
In der Rechnungsbezahlung sieht die Geschäftsführung den größten Hebel. Sie rechnet hier mit 25 bis 30 Prozent weniger Aufwand. Die Mitarbeitenden übernehmen dafür qualifiziertere Aufgaben.
FOCUS hat sich bewusst für eine schrittweise Migration mit Projektplan entschieden. Zuerst arbeitete ein Kernteam aus der Buchhaltung mit SCALARA, denn die Buchhaltung musste vom Wechsel überzeugt sein. Immerhin arbeitete FOCUS schon seit 25 Jahren mit einem stark automatisierten System. Anfangs ging das Team davon aus, dass jede GdWE eine neue Bankverbindung braucht. Das ist nicht der Fall, denn auch die Aareal Bank lässt sich an SCALARA anbinden. Bei der FOCUS GmbH machte die Mietverwaltung den Anfang, danach folgte die GdWE-Verwaltung ebenso Objekt für Objekt. Das Team wurde bewusst nicht auf einmal umgestellt.
Vertrauen hat sich Schritt für Schritt aufgebaut: „Ich musste erst einmal sehen, wie eine Abrechnung aussieht“, sagt die Buchhaltungsleiterin. Deshalb führte das Team eine Kontrolltabelle mit. Stimmte sie mit SCALARA überein, war alles gut. Die Bedienung selbst war dabei die kleinere Hürde. Beim ersten Testobjekt hat die Buchhaltungsleiterin kaum in die Hilfe geschaut: Wohnungseinheit anlegen, verbuchen, abrechnen, vieles erklärte sich von selbst. Die eigentliche Umstellung liegt im Denken, vom Kontrollieren am Jahresende zum Klären im Alltag.
Angst vor der Migration hatte FOCUS deshalb keine, denn alle Bankverbindungen konnten bleiben.
Im Alltag fallen viele kleine Hürden weg.
SCALARA läuft im Browser, ganz ohne eigenen Server. Mehrere Fenster und sogar mehrere Jahre lassen sich in der Software gleichzeitig öffnen, auch von unterwegs. Das bereits genutzte CRM-System facilioo bleibt angebunden, das ständige Hin- und Herwechseln zwischen den Programmen entfällt.
Ein neues Lastschriftmandat ist heute mit einem Häkchen erledigt: Hat ein Eigentümer schon einmal gezahlt, kennt SCALARA seine Bankverbindung bereits. Früher kostete das drei bis vier Minuten Eintippen pro Mandat.
Auch die Zahl der Zugänge ist nicht mehr begrenzt. Im Altsystem war nach zwölf gleichzeitig angemeldeten Mitarbeitenden Schluss, heute kann das ganze Team mitarbeiten.
Bei FOCUS hat sich vor allem der Rhythmus der Buchhaltung verändert. Früher war der Januar für die Jahresübernahme blockiert, und Fehler fielen erst im Controlling auf, oft ein Jahr später. Heute wird im Alltag geklärt, was nicht passt. Der Jahreswechsel läuft ohne Stillstand, und die Abrechnungen sind früher fertig.
Für Geschäftsführerin Astrid Schultheis ist die Größe einer Verwaltung dabei nicht entscheidend: „Es gibt nicht die kleinen und die großen Verwalter. Für SCALARA spielt die Größe keine Rolle, es kommt auf die Komplexität an.“
Unsere Experten nehmen sich gerne unverbindlich Zeit für Sie, um alle Ihre Fragen zu klären und Ihnen unsere Hausverwaltungssoftware vorzustellen.
