Wie Marius Overkott mit SCALARA, zwei Teilzeitkräften und einer Digital-First-Strategie 1.300 Einheiten verwaltet.
Röder Hausverwaltungen eine konstante Größe in der Hausverwaltungsbranche des Ruhrgebiets. Das Unternehmen steht für Tradition, Vertrauen und erstklassigen Service. Jede Immobilie wird mit größter Sorgfalt und Professionalität betreut. Der Anspruch: Die Tradition der Kundenzufriedenheit bewahren und gleichzeitig den besten Service bieten.
von neuen GdWEs inklusive des Vorjahres ins Verwaltungsportfolio.
mit Tendenz zur Reduktion auf 2 Stunden pro Tag.
dank KI-Assistenten und Kommunikationstool facilioo.
Marius Overkott leitet Röder Hausverwaltungen in Wetter an der Ruhr. Sein Weg in die Hausverwaltung führte über die Immobilienwirtschaft und von Anfang an war ihm klar: Wer profitabel verwalten will, muss zuerst die eigenen Prozesse in den Griff bekommen.
Mit nur zwei Teilzeitkräften betreut sein Team rund 1.300 Verwaltungseinheiten. An Nachfrage mangelt es nicht. Er könnte deutlich schneller wachsen, nimmt aber bewusst nur auf, was die Qualität erlaubt.
Marius Overkott
Röder Hausverwaltungen GmbH
Folgenden Herausforderungen stellt sich die Verwaltung:
Wachsende Kommunikationsflut: Mehr Einheiten bedeuten mehr Anfragen – per Telefon, E-Mail, Portal und App. Ohne ein System, das alle Kanäle bündelt und priorisiert, droht das Team, in Rückfragen zu ertrinken.
Veraltete Systeme: Die zuvor eingesetzte Software war serverbasiert und bot nicht die erforderliche Flexibilität. Der Aufwand für Abrechnungen war enorm.
Skalierung ohne Personalaufbau: Weitere Mitarbeiter einzustellen war keine Lösung. Stattdessen mussten die Prozesse so effizient werden, dass Wachstum ohne zusätzliches Personal möglich wäre.
Für Overkott war die Anforderung klar: ein Tool, das als leistungsstarkes und schnittstellenoffenes System die gesamte Verwaltung trägt. Die Entscheidung fiel auf SCALARA.
SCALARA bucht Hausgelder automatisch nach dem Zahlungsflussprinzip – strikt nach WEG-Vorgaben. Das ermöglicht Overkott, 70 Prozent der monatlichen Buchhaltung in nur zwei bis drei Tagen abzuschließen. Und weil SCALARA die Buchungslogik sauber vorgibt, braucht es dafür keine eigene Buchhaltungskraft.
Die Übernahme einer neuen WEG inklusive des kompletten Vorjahres dauert bei ihm nur zwei bis drei Stunden. Das ist ein Bruchteil des Branchenstandards – und ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für die schnell wachsende Hausverwaltung.
Dank SCALARA arbeitet das Team nach dem Grundsatz "Alle machen alles". Die Software sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter zu jeder WEG und jedem Thema aussagefähig ist. Spezialwissen liegt nicht bei Einzelpersonen, sondern im System.
Overkotts Philosophie heißt "Digital First in allen Belangen – aber den Kunden nicht vergessen". Er hat seine Verwaltung konsequent in die Cloud verlagert. Einen eigenen Server betreibt er nicht mehr.
Auch sein Jahresrhythmus ist klar strukturiert: Das erste Halbjahr gehört den Abrechnungen, Versammlungen und Objektbegehungen. Das zweite Halbjahr der Abarbeitung aller Beschlüsse. In diesem Jahr rechnet er damit, 95 bis 98 Prozent dieses Plans einzuhalten.
Marius Overkott
Röder Hausverwaltungen GmbH
Das Erfolgsrezept von Röder Hausverwaltungen basiert nicht auf einem einzigen System, sondern auf dem gezielten Zusammenspiel zweier spezialisierter Lösungen: SCALARA als ERP für Buchhaltung, Abrechnung und Verwaltung und facilioo als CRM für Kommunikation, Aufgabensteuerung und Eigentümerkontakt. Für Overkott hat jedes System seinen festen Platz. SCALARA ist das Fundament: Hier laufen Buchungen, Abrechnungen und das Onboarding neuer WEGs. facilioo übernimmt alles rund um die Kommunikation – von der Eigentümerversammlung über E-Post bis zur Aufgabenverteilung im Team. Die Schnittstelle zwischen beiden Systemen sorgt dafür, dass alle relevanten Daten synchron verfügbar sind.
Multichannel-Kommunikation trifft ERP
Eigentümer kommunizieren über die App, das Portal, per Telefon oder E-Mail. facilioo sammelt alles und ordnet es dem passenden Vorgang zu. Wenn ein Eigentümer nach dem Status einer Rechnung fragt, liegen die Daten dank der SCALARA-Schnittstelle sofort vor. Objektbegehungen dokumentiert das Team über die facilioo-App, Beschlüsse und Versammlungen werden dort vorbereitet und nachverfolgt. "Wir haben alles, was wir brauchen, auf einen Blick. Dadurch ist jeder im Team zu jedem Thema aussagefähig. Das ist am Ende des Tages der Schlüssel“, sagt er.
Dieses Zusammenspiel ist es, das dem kleinen Team ermöglicht, nach dem Generalisten-Prinzip zu arbeiten: Jeder kann zu jedem Vorgang sofort Auskunft geben – weil alle Informationen über beide Systeme hinweg zugänglich sind.
Marius Overkott zeigt, was möglich ist, wenn eine Hausverwaltung konsequent auf Digitalisierung setzt. Mit SCALARA als zentralem ERP-System, einer klaren Digital-First-Strategie und facilioo als CRM hat er eine Verwaltung aufgebaut, die mit minimalem Personalaufwand maximale Ergebnisse liefert – und dabei die Kunden nicht aus den Augen verliert. Seine Geschichte ist ein Vorgeschmack darauf, wie professionelle Hausverwaltung von morgen aussieht.
Unsere Experten nehmen sich gerne unverbindlich Zeit für Sie, um alle Ihre Fragen zu klären und Ihnen unsere Hausverwaltunssoftware vorzustellen.
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