Ein Beschlussprotokoll ist eine zentrale und rechtsverbindliche Dokumentation im Rahmen einer Eigentümerversammlung. Gemäß § 24 Abs. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) müssen alle in der Versammlung gefassten Beschlüsse sorgfältig, vollständig und nachvollziehbar schriftlich festgehalten werden. Das Beschlussprotokoll gibt dabei nicht nur den Ablauf, sondern vor allem die gefassten Beschlüsse, deren Inhalte und Abstimmungsergebnisse wieder.
Das Protokoll erfüllt mehrere wichtige Funktionen: Einerseits dient es als Nachweis über die Rechtmäßigkeit und Wirksamkeit der getroffenen Entscheidungen. Andererseits ist es eine unverzichtbare Informationsquelle für alle Eigentümer, insbesondere jene, die an der Versammlung nicht teilnehmen konnten. Die Protokollierung ist gesetzlich vorgeschrieben, damit spätere Streitigkeiten über das Zustandekommen oder den genauen Wortlaut von Beschlüssen vermieden werden.
Das fertige Beschlussprotokoll muss durch den Verwalter und einen Eigentümer oder den Versammlungsleiter unterschrieben werden. Auf diese Weise erlangt das Protokoll Rechtskraft und kann bei Bedarf zur Anfechtung oder Durchsetzung eines Beschlusses herangezogen werden.
Das Beschlussprotokoll unterscheidet sich vom Versammlungsprotokoll durch seinen Fokus auf die Beschlüsse und deren Wortlaut, während das Versammlungsprotokoll oft weitere Details zum Verlauf der Versammlung beinhaltet. Wichtig ist, Beschlüsse eindeutig, nachvollziehbar und möglichst wortgetreu zu protokollieren, um spätere Auslegungsprobleme zu vermeiden.
Das Beschlussprotokoll ist nach § 24 Abs. 6 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) verpflichtend, um den Ablauf und die getroffenen Entscheidungen in einer Eigentümerversammlung rechtssicher zu dokumentieren. Es dient als Beweis für die Rechtswirksamkeit der gefassten Beschlüsse und gibt allen Wohnungseigentümern Klarheit über den Willen der Gemeinschaft. Ohne ein korrekt geführtes Protokoll können Beschlüsse leichter angefochten werden.
Zu den formalen Mindestanforderungen an ein Beschlussprotokoll gehören die Angabe von Datum, Ort und Uhrzeit der Eigentümerversammlung, die Auflistung der anwesenden und vertretenen Eigentümer, die genaue Wiedergabe der gefassten Beschlüsse inklusive der Abstimmungsergebnisse sowie die Unterschrift des Verwalters und eines weiteren Berechtigten, beispielsweise des Versammlungsleiters. Diese Vorgaben gewährleisten Transparenz und rechtliche Nachvollziehbarkeit.
Das Beschlussprotokoll dokumentiert ausschließlich die gefassten Beschlüsse und ihre Abstimmungsergebnisse und ist somit auf die rechtsverbindlichen Entscheidungen fokussiert. Das Versammlungsprotokoll hingegen hält den gesamten Verlauf der Eigentümerversammlung fest, also auch Diskussionen, Geschäftsordnungsanträge und sonstige Ereignisse. Für die Rechtssicherheit der Beschlüsse ist jedoch das eigenständige und präzise geführte Beschlussprotokoll maßgeblich.
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