Der Umlaufbeschluss ist eine besondere Form der Entscheidungsfindung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Statt alle Eigentümer zu einer gemeinsamen Eigentümerversammlung zu laden, können Beschlüsse auch direkt im Umlaufverfahren gefasst werden. Voraussetzung dafür ist, dass sämtliche stimmberechtigten Eigentümer schriftlich zustimmen. Erst dann wird der Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) rechtskräftig.
Die Praxis zeigt, dass der Umlaufbeschluss besonders in dringenden Fällen eine flexible und zeitsparende Lösung bietet. Er eignet sich auch bei unstrittigen Themen, da keine Diskussion vor Ort notwendig ist und der administrative Aufwand minimiert wird.
Die Zustimmung der Eigentümer muss zwingend schriftlich erfolgen. Eine E-Mail oder eine elektronische Signatur werden in der Praxis häufig akzeptiert, sollten aber individuel abgestimmt werden. Zur rechtssicheren Dokumentation empfiehlt sich die Aufbewahrung aller Zustimmungserklärungen in der Beschlusssammlung.
Ein Umlaufbeschluss ist besonders sinnvoll, wenn schnelle Entscheidungen notwendig sind, die keinen großen Diskussionsbedarf auslösen – zum Beispiel bei eiligen Reparaturaufträgen, unstrittigen Vertragsverlängerungen oder der unkomplizierten Genehmigung kleinerer Instandhaltungsmaßnahmen. Er bietet eine flexible Alternative zur klassischen Eigentümerversammlung.
Damit ein Umlaufbeschluss im Sinne des § 23 Abs. 3 WEG wirksam wird, müssen alle Eigentümer dem Beschlussentwurf schriftlich zustimmen. Ohne die vollständige, schriftliche Zustimmung ist der Beschluss nicht gültig. Die Zustimmungen sollten zur rechtssicheren Dokumentation in der Beschlusssammlung hinterlegt werden.
Die Hausverwaltung oder der Beirat erstellt einen Beschlussentwurf und sendet ihn an alle Eigentümer. Jeder Eigentümer gibt seine schriftliche Zustimmung – etwa per E-Mail oder unterschriebenem Formular – zurück. Sobald alle Stimmen eingeholt und dokumentiert sind, gilt der Beschluss als gefasst und wird in der Beschlusssammlung abgelegt. Digitale Lösungen können diesen Ablauf zusätzlich beschleunigen.
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