.jpg)
Die Auswahl eines ERP-Systems für die Immobilienverwaltung ist eine strategische Entscheidung, die Ihr Unternehmen über Jahre prägt. Doch während viele Verwalter primär auf die monatlichen Lizenzkosten schauen, entpuppt sich der vermeintlich günstigste Anbieter im Nachhinein häufig als Kostenfalle. Versteckte Gebühren, unzureichende Schnittstellen und hohe Folgekosten können die Gesamtinvestition schnell verdoppeln oder gar verdreifachen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie beim Kostenvergleich von ERP-Systemen wirklich achten müssen – damit Sie langfristig nicht nur Geld, sondern auch Nerven sparen.
Vergessen Sie isolierte Lizenzkosten. Was zählt, sind die Total Cost of Ownership (TCO) über einen Zeitraum von mindestens drei bis fünf Jahren. Die TCO umfassen sämtliche direkten und indirekten Kosten, die während der gesamten Nutzungsdauer eines ERP-Systems anfallen.
Für Immobilienverwalter sollte die TCO-Berechnung folgende Kostenpositionen berücksichtigen:
Anschaffungs- und Lizenzkosten: Einmalige Lizenzgebühren, monatliche oder jährliche Subscription-Modelle, Kosten pro Nutzer oder pro verwalteter Einheit.
Implementierungskosten: Projektmanagement, Datenmigrationen, Customizing, Schnittstellen-Anbindungen zu bestehenden Systemen (z. B. Online-Banking, Dokumentenmanagementsysteme).
Schulungs- und Change-Management-Kosten: Initiale Schulungen für Ihr Team, laufende Weiterbildungen bei Updates, Produktivitätsverluste während der Einarbeitungsphase.
Wartung und Support: Jährliche Wartungsverträge, Support-Hotline, Remote-Hilfe, Update-Kosten.
Infrastruktur und Betrieb: Bei On-Premise-Lösungen: Hardware, Serverbetrieb, IT-Administration, Backup-Systeme. Bei Cloud-Lösungen: Hosting-Gebühren, Datenvolumen-Kosten.
Skalierungskosten: Kosten für zusätzliche Nutzer, Module oder Funktionen bei wachsendem Geschäft.
Ausstiegskosten: Datenexport, Migration zu einem neuen System, Vertragsstrafen bei vorzeitiger Kündigung.
In der Immobilienverwaltung arbeiten Sie mit einer Vielzahl externer Systeme: Online-Banking für SEPA-Lastschriften, Dokumentenmanagementsysteme für die digitale Ablage, Eigentümerportale für die Kommunikation, Buchhaltungssoftware für die Finanzbuchhaltung.
Die Falle: Viele ERP-Anbieter werben mit „flexiblen Schnittstellen“, verschweigen aber, dass jede einzelne Integration zusätzlich kostet – und zwar nicht nur einmalig, sondern oft auch jährlich für die Wartung.
Tipp: Fordern Sie eine detaillierte Liste aller vorhandenen Standard-Schnittstellen an. Prüfen Sie, ob die für Sie essenziellen Systeme bereits nativ integriert sind. APIs sollten dokumentiert und moderne Standards (REST, OAuth 2.0) unterstützen. Cloud-basierte Systeme mit offenen API-Architekturen sind hier langfristig oft günstiger als proprietäre Lösungen.
Pro-Nutzer-Lizenzen klingen zunächst fair, können aber teuer werden, wenn Sie saisonale Schwankungen haben oder externe Dienstleister temporär Zugang benötigen.
Bessere Alternative: Achten Sie auf Modelle mit unbegrenzten Nutzern oder gestaffelte Pakete, die Ihre tatsächliche Organisationsstruktur widerspiegeln. Besonders in der WEG-Verwaltung, wo Sie mit Beiräten, Eigentümern und externen Sachverständigen zusammenarbeiten, kann dies erhebliche Einsparungen bedeuten.
Ein ERP-System ist kein statisches Produkt. Gesetzesänderungen (z. B. im WEG-Recht), neue Funktionen und Sicherheitsupdates erfordern regelmäßige Aktualisierungen.
Die Falle: Bei manchen Anbietern sind Updates nicht im Wartungsvertrag enthalten. Ein Versionssprung kann dann mit Kosten von 20–40 % des ursprünglichen Lizenzpreises zu Buche schlagen.
Tipp: Klären Sie vertraglich, dass alle Updates – inklusive wichtigen Releases – im Wartungsvertrag enthalten sind. Cloud-Lösungen haben hier einen natürlichen Vorteil, da Updates zentral eingespielt werden und für alle Kunden gleichzeitig verfügbar sind.
Die beste Software ist wertlos, wenn Ihr Team sie nicht effizient nutzen kann. Implementierungsprojekte scheitern häufig nicht an der Technik, sondern an mangelnder Akzeptanz und Kompetenz der Anwender.
Realistische Kostenplanung: Rechnen Sie mit 2–3 Schulungstagen pro Mitarbeiter bei komplexen ERP-Systemen. Bei einem Team von 10 Personen und einem Tagessatz von 800-1.200 Euro für externe Trainer entstehen schnell 16.000 bis 36.000 Euro. Hinzu kommt der Produktivitätsverlust während der Einarbeitungsphase.
Smarte Alternative: Achten Sie auf intuitive Bedienoberflächen, die an moderne Consumer-Software angelehnt sind. Video-Tutorials, interaktive Onboarding-Prozesse und kontextsensitive Hilfen reduzieren Schulungsaufwand erheblich. Prüfen Sie auch, ob der Anbieter eine aktive Community oder ein Hilfescenter mit praxisnahen Anleitungen bietet.
Um die tatsächlichen Kosten verschiedener Anbieter vergleichbar zu machen, sollten Sie folgende Fragen stellen:
Lizenzierung:
Implementation:
Schnittstellen:
Wartung & Support:
Skalierung:
Exit-Strategie:
Die Frage „Cloud oder On-Premise?“ hat auch eine finanzielle Dimension, die über den reinen Lizenzpreis hinausgeht:
Cloud-ERP verursacht planbare, monatliche Kosten. Die Einstiegshürden sind niedrig, Updates erfolgen automatisch, und die Skalierbarkeit ist gegeben. Allerdings sind Sie langfristig an laufende Kosten gebunden.
On-Premise-ERP erfordert höhere Anfangsinvestitionen (Lizenzen, Hardware, Installation), bietet dafür aber volle Datenkontrolle und potenziell niedrigere laufende Kosten nach Amortisation. Allerdings entstehen versteckte Kosten durch IT-Personal, Wartung, Backups und Hardware-Erneuerungen.
Empfehlung für Immobilienverwalter: In den allermeisten Fällen sind moderne Cloud-Lösungen wirtschaftlich überlegen. Die Immobilienbranche unterliegt ständigen rechtlichen Änderungen (WEG-Reform etc.), die zeitnahe Updates erfordern. Cloud-Anbieter können diese schneller und kostengünstiger ausspielen. Zudem ermöglicht die Cloud mobiles Arbeiten – ein zunehmend wichtiger Faktor für Verwalter, die vor Ort bei Eigentümerversammlungen oder Objektbesichtigungen unterwegs sind.
Die Digitalisierung der Immobilienverwaltung schreitet voran. Eigentümerportale, digitale Beschlussfassungen, elektronische Rechnungsverarbeitung – all diese Funktionen sind heute Standard und nicht mehr optional.
Der Trugschluss: Ein günstiges Basis-ERP plus nachträglich aufgesetzte Digitalisierungstools ist fast immer teurer als eine integrierte Lösung. Medienbrüche, Doppelpflegeaufwand und Fehlerquellen kosten Zeit und damit Geld.
Der Kostenvergleich von ERP-Systemen für die Immobilienverwaltung ist komplex und sollte niemals auf Basis isolierter Lizenzkosten erfolgen. Die Total Cost of Ownership über einen mehrjährigen Zeitraum, kombiniert mit einer Bewertung von Funktionsumfang, Integrationstiefe und Zukunftssicherheit, sind die entscheidenden Faktoren.
Vermeintliche Schnäppchen entpuppen sich als Kostenfallen, während durchdachte, integrierte Lösungen langfristig nicht nur günstiger, sondern auch deutlich effizienter sind. Investieren Sie die Zeit in einen fundierten Vergleich – es zahlt sich aus.
Bei SCALARA haben wir unsere Software von Anfang an mit dem Anspruch entwickelt, die TCO für Immobilienverwalter zu minimieren: durch native Integrationen, intuitive Bedienung, transparente Preismodelle und kontinuierliche Innovation. Denn digitale Transformation sollte Ihr Geschäft erleichtern, nicht komplizieren.
Alex ist seit 20 Jahren in der IT-Branche unterwegs. In den verschiedensten Rollen betreut er seit 12 Jahren Software-Entwicklungsteams in Corporate-Projekten. In 2016 hat er erfolgreich ein Kölner Software-Unternehmen gegründet und gibt dessen Leitung nun ab. Als Enterprise-Architekt und Programm-Manager hat er Erfahrung im Führen von multiprofessionellen IT-Teams in On- und Offshore. Bei SCALARA bringt er nun all sein Wissen und seine Expertise ein, um unsere Vision technisch zu skalieren. Mit seine Erfahrungen mit skalierenden Enterprise-Infrastrukturen, konzipiert er die Grundlage für unsere Vision als Platzhirsch der digitalen Immobilienindustrie.
