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Trotz sorgfältiger Vorbereitung gibt es Situationen, in denen Abgrenzungspositionen unvermeidbar sind. Die Gebäudeversicherung bucht am 27. Dezember den Beitrag fürs Folgejahr ab. Der Handwerker wurde bezahlt, die Versicherung erstattet erst im Februar. Solche Fälle lassen sich nicht immer im Vorfeld verhindern.
Die Frage ist: Wie geht man damit um, ohne die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu verletzen und ohne ein Anfechtungsrisiko zu schaffen?
Der Lösungsweg funktioniert wie folgt: Vor der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung fasst die Eigentümerversammlung einen gesonderten Beschluss. Dieser Beschluss regelt, dass ein konkret bezifferter Betrag einmalig aus der Erhaltungsrücklage zwischenfinanziert wird. Im Folgejahr wird der Betrag der Rücklage wieder zugeführt.
Die Zwischenfinanzierung über Rücklagen wirkt wirtschaftlich wie eine Abgrenzung – ist aber transparent, beschlossen und damit rechtssicher.
Die Gebäudeversicherung hat am 27. Dezember den Beitrag fürs Folgejahr abgebucht: 5.000 €. Damit stehen in einem Jahr zwei Versicherungsbeiträge, im Folgejahr keiner.
Der Beschluss lautet: "Aufgrund der vorzeitigen Abbuchung der Gebäudeversicherung in Höhe von 5.000 € beschließen die Eigentümer, diesen Betrag einmalig aus der Erhaltungsrücklage zwischenzufinanzieren. Die Rückführung erfolgt im Folgejahr." Anschließend wird die Jahresabrechnung unter Berücksichtigung dieses Vorbeschlusses genehmigt.
Drei Bedingungen müssen erfüllt sein:
Seit der WEG-Reform hat der Gesetzgeber die Beschlusskompetenzen für Rücklagen deutlich erweitert. Eine Liquiditätsrücklage kann per Beschluss gebildet werden und eignet sich besonders für wiederkehrende Konstellationen.
Denkbar ist ein Grundsatzbeschluss, der bestimmte Positionen – etwa den Öl- oder Pelletsbestand am Jahresende – grundsätzlich über die Liquiditätsrücklage abwickelt. Der VDIV NRW hat in der Broschüre zur Musterabrechnung 3.0 einen entsprechenden Beschlusstext veröffentlicht.
Nicht alles lässt sich über Rücklagen heilen. Stromnachzahlungen (Allgemeinstrom) sind nicht zwischenfinanzierungsfähig, denn es fehlt der sachliche Bezug zur Rücklage. Ebenso wenig eignet sich das Instrument für Kleinstbeträge wie einzelne Irrläufer oder Sachmieten.
Die Faustregel bleibt: Vermeidung geht vor Heilung. Die Rücklagen-Lösung ist das Sicherheitsnetz für Fälle, die sich trotz sorgfältiger Vorbereitung nicht verhindern ließen, und nicht das Standardwerkzeug für jede Abgrenzungsposition.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
