Instandsetzungskosten im Sondereigentum tauchen in der Jahresabrechnung nicht einfach auf – sie müssen aktiv nachverfolgt werden. Eine strukturierte Merkliste ist dabei das wichtigste Werkzeug des Verwalters.
Wenn in einer WEG ein Sondereigentümer Kosten verursacht – etwa durch einen selbst verschuldeten Wasserschaden oder durch Maßnahmen, die nur seine Einheit betreffen – stellt sich die Frage: Wie fließen diese Kosten korrekt in die Abrechnung ein?
Die Antwort ist: Sie fließen gar nicht in die Gemeinschaftsabrechnung. Sondereigentümer-Kosten sind separat zu erfassen und dem jeweiligen Eigentümer in Rechnung zu stellen. Werden sie fälschlicherweise in der Gemeinschaftsabrechnung verbucht, verteilen alle Eigentümer anteilig die Kosten, die nur einem zuzurechnen sind. Das ist nicht nur ungerecht, es ist rechtsfehlerhaft. [1]
▶ Sondereigentumskosten in der Gemeinschaftsabrechnung sind ein klassischer Anfechtungsgrund. Die Trennung ist keine Formalität – sie ist Pflicht.
Im Verwaltungsalltag können zwischen dem Auftreten eines Schadens und der Jahresabrechnung Monate vergehen. Wer keine strukturierte Nachverfolgung betreibt, vergisst entweder Forderungen gegen Eigentümer oder bucht sie aus Bequemlichkeit in die Gemeinschaft.
Eine einfache, aber wirkungsvolle Lösung ist die Merkliste: eine laufende Dokumentation aller Vorgänge mit Sondereigentums-Bezug, die während des Jahres geführt und am Jahresende in die Einzelabrechnung überführt wird.
Was in die Merkliste gehört
Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG ist seit der WEG-Reform 2020 Pflichtbestandteil der jährlichen Abrechnung. [2]
Er muss u. a. offene Forderungen der Gemeinschaft gegen einzelne Eigentümer ausweisen. Wer also im Lauf des Jahres Sondereigentümer-Kosten vorgestreckt oder verbucht hat, die noch nicht beglichen sind, muss diese als Forderung im Vermögensbericht ausweisen.
Genau hier liegt die Verbindung: Die Merkliste liefert die Grundlage für den Forderungsausweis im Vermögensbericht. Ohne Merkliste kein vollständiger Vermögensbericht. [3]
▶ § 28 Abs. 4 WEG: Der Vermögensbericht muss alle offenen Forderungen der Gemeinschaft ausweisen, also auch die gegen einzelne Sondereigentümer.
In Stichproben und Praxisberichten wiederholen sich einige Fehler:
Mit einer digitalisierten Merkliste, die direkt mit dem Buchungssystem verknüpft ist, lassen sich diese Fehler strukturell vermeiden. [4]
SCALARA führt diese Merkliste digital und überträgt offene Positionen automatisch in die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht – ohne manuelle Zwischenschritte.
Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Für verbindliche rechtliche Einschätzungen empfehlen wir die Konsultation einer qualifizierten Rechtsanwältin oder eines qualifizierten Rechtsanwalts.
[1] § 28 Abs. 2 WEG: Die Wohnungseigentümer beschließen über die Anpassung der Vorauszahlungen und die Jahresabrechnung des Verwalters, einschließlich der Erhebung von Nachzahlungen oder der Erstattung von Guthaben. Vgl. dejure.org/§28-WEG
[2] § 28 Abs. 4 WEG: Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben (Jahresabrechnung) und einen Vermögensbericht zu erstellen. Vgl. dejure.org/§28-WEG
[3] Zur Anforderung an die Jahresabrechnung und Darstellung von Einzelabrechnungen vgl. BGH-Rechtsprechung zu § 28 WEG sowie einschlägige Fachliteratur.
[4] Der Vermögensbericht nach § 28Abs. 4 WEG muss u.a. den Stand der Rücklagen und etwaige noch nicht abgerechnete Forderungen gegen Eigentümer ausweisen. Vgl. dejure.org/§28-WEG
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
