Praxistipps

Leitfaden Digitalisierung der Verwaltertätigkeit

23.06.2022
5 Minuten

I. Digitalisierung als Chance begreifen

Digitalisierung geht spätestens seit Corona nicht mehr weg, auch nicht in der Immobilienverwaltung. Nutzen Sie das Momentum & das Verständnis aller Beteiligten und digitalisieren Sie Ihrer Verwaltertätigkeit umfassend.

Neben einer Effizienzsteigerung der eigenen Prozesse ermöglicht Ihnen eine digitalisierte Verwaltertätigkeit auch ressourcensparendes und mobiles Arbeiten.

II. Digitalisierung ist Chefsache

Die Umstellung kann nur klappen, wenn Digitalisierung zur Chefsache erklärt wird.  Auch wenn es unbequem ist - ein dermaßen großer Schritt und die damit verbundene Veränderung kann nicht delegiert werden. Sie selbst müssen verstehen und vorleben, was Sie erreichen wollen.

III. Digitale Möglichkeiten effektiv nutzen

Damit sich der Nutzen von digitalen Möglichkeiten wirklich entfalten kann, ist zunächst eine umfassende Analyse der eigenen Verwaltungstätigkeit notwendig.  Nur wenn Sie genau wissen, was Sie digitalisieren wollen und welche Effekte eine digitale Unterstützung haben soll, können die ergriffenen Maßnahmen oder eingesetzten Tools erfolgreich sein.

IV. Kostentreiber ermitteln

Der größte Kostentreiber in der Immobilienverwaltung ist Personal- und Zeiteinsatz. Wenige andere Branchen sind genauso personalintensiv. Es gibt aber Schrauben, an denen gedreht werden kann, zB:

1. Proaktive Kommunikation leben

  • Bündelung & Zentralisierung von Kommunikationskanälen effektiviert die Bearbeitung und verringert Unzufriedenheit bei Kunden
  • Proaktive Kommunikation & Informationsweitergabe statt nur auf Anfragen zu reagieren
  • Dadurch werden Feedbackschlaufen und unnötige Rückfragen/Anfragen vermieden

2. Effizientere Termine gestalten

  • Termine digital stattfinden lassen & zeitlich begrenzen
  • Termine strukturieren:
  • Klare Agenda
  • Protokoll führen
  • Eindeutige ToDos für alle Beteiligten formulieren
  • Alles (zT auch schon vorab) digital zur Verfügung stellen
  • Seien Sie selbstbewusst und stellen Sie nicht abgesprochene Themen abseits der Agenda zurück auf einen späteren Zeitpunkt/anderen Termin

V. Die eigenen Prozesse auf den Prüfstand stellen

Stellen Sie die eigenen Prozesse schonungslos auf den Prüfstand mit der Haltung “alles, was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert”. Jeder einzelne Prozessschritt sollte aufgeschrieben und bewertet werden, ob dieser auch digital unterstützt oder ersetzt werden kann. Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein, sondern jede einzelne Maßnahme muss zu einem Mehrwert führen.

VI. Die richtigen digitalen Tools aussuchen & implementieren

Suchen Sie die richtigen Tools für Ihre Immobilienverwaltung aus. Dabei müssen die individuellen Faktoren wie  Digitalaffinität, das Team, die Unternehmenskultur, die eigenen Prozesse etc. berücksichtigt werden. Nicht jedes Tool eignet sich für jedes Unternehmen. Zwei wesentliche Ziele sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden: Das eingesetzte Tool muss eine proaktive Kommunikation fördern bzw. ermöglichen und Transparenz schaffen.

Wenn Sie ein Tool ausgesucht haben, muss es konsequent in die Prozesse integriert werden und auch umgesetzt werden. Sie sollten auch Ihre Kunden entsprechend “erziehen”, bspw. über mehrfache Ansprache/Hinweise oder die vorgezogene Abarbeitung zB von Anfragen, die über ein Ticketsystem gestellt werden.

Ein Artikel von
Shari Heep
Geschäftsführende Gründerin & CEO

Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.

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