Die Betriebskostenabrechnung ist für viele Mieter und Vermieter ein zentrales Thema im Mietverhältnis. Sie sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit, da sie offenlegt, welche umlagefähigen Nebenkosten im betreffenden Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallen sind. Grundlage bildet die Betriebskostenverordnung sowie der Mietvertrag, die Art und Umfang der Kosten bestimmen.
Eine Betriebskostenabrechnung umfasst alle Kosten, die auf die Mieter umgelegt werden dürfen, etwa für Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder Hausmeisterdienste. Wichtig ist die Angabe folgender Aspekte:
Sie überprüft, ob die bereits gezahlten Betriebskostenvorauszahlungen mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmen oder ob Nachzahlungen oder Gutschriften erforderlich sind.
Der Vermieter ist verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen. Versäumt er dies, kann er in der Regel keine Nachzahlungen mehr verlangen. Für die Prüfung der Abrechnung können sowohl Mieter als auch Vermieter Einzelabrechnungen oder detailliertere Unterlagen anfordern.
Zu unterscheiden ist die Betriebskostenabrechnung von der Gesamtabrechnung in Wohnungseigentumsgemeinschaften sowie der Nebenkostenabrechnung, die im Sprachgebrauch häufig synonym verwendet werden, rechtlich aber unterschiedliche Bedeutungen haben.
In der Betriebskostenabrechnung dürfen alle Kostenarten gemäß Betriebskostenverordnung umgelegt werden, zum Beispiel für Wasser, Heizung, Haftpflichtversicherungen, Hausmeister oder Müllentsorgung – sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde.
Der Anteil des jeweiligen Mieters wird mithilfe eines Verteilerschlüssels berechnet. Üblich sind Schlüssel nach Wohnfläche, Miteigentumsanteilen oder Personenzahl. Der Schlüssel und der genaue Anteil müssen in der Abrechnung klar dargestellt sein.
Wird die Betriebskostenabrechnung später als 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums übergeben, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlungen mehr fordern. Mieter haben aber weiterhin Anspruch auf eventuelle Guthaben.
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