Drei aktuelle Entscheidungen zeigen, dass die Betriebskostenabrechnung nach wie vor einer der häufigsten Streitpunkte im Mietverhältnis ist. Wer Ungenauigkeiten einbaut, zahlt dafür. Ein Überblick für die Verwaltungspraxis.
Immer wieder stellt sich die Frage, ob Kosten für die Beseitigung von unerlaubt abgestelltem Sperrmüll auf Gemeinschaftsflächen als Betriebskosten umgelegt werden können. Das Amtsgericht Bocholt hat dazu im März 2025 eine klare Antwort gegeben, mit wichtigen Einschränkungen für die Praxis.
Grundsätzlich sind Betriebskosten nur solche Aufwendungen, die dem Vermieter laufend entstehen. Eine einmalige Aktion, etwa eine anlassbezogene Entrümpelung nach einem Mieterwechsel, ist nicht umlagefähig. Sie ist keine laufende Betriebskostenposition, sondern eher einer Instandsetzungsmaßnahme vergleichbar.
Anders verhält es sich, wenn die Sperrmüllkosten zwar nicht monatlich, aber doch regelmäßig anfallen, weil Mieter wiederholt unberechtigt Gegenstände auf Gemeinschaftsflächen abstellen. In diesem Fall kann der Vermieter diese Kosten als Teil der laufenden Betriebskosten umlegen, vorausgesetzt, die entsprechende Position ist im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart.
Sperrmüllkosten sind nur dann umlagefähig, wenn sie dem Vermieter laufend und wiederkehrend entstehen. Eine einmalige Entrümpelungsaktion bleibt außen vor.
Dokumentation ist entscheidend: Wer Sperrmüllkosten umlegen möchte, sollte jede Maßnahme sorgfältig dokumentieren: Datum, Ort, Umfang und Kosten. Nur so lässt sich im Streitfall belegen, dass es sich um wiederkehrende und nicht um eine einmaligeAusgabe handelt.
Der Hauswart gehört zu den klassischen Positionen in der Betriebskostenabrechnung. Was viele unterschätzen: Nicht alle Tätigkeiten eines Hauswarts sind umlagefähig. Das Amtsgericht Bocholt hat mit seiner Entscheidung vom 28. März 2025 unmissverständlich klargestellt, welche Konsequenzen eine unklare Abgrenzung hat.
Nicht zu den umlagefähigen Hauswarttätigkeiten gehören insbesondere:
Diese Tätigkeiten sind nach der Betriebskostenverordnung der Verwaltungstätigkeit zuzurechnen und können daher nicht als Hauswartskosten auf die Mieter verteilt werden. Entscheidend ist dabei vor allem die Konsequenz, die das Gericht bei fehlender Abgrenzung zieht: Nimmt der Vermieter keine klare Trennung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Tätigkeiten vor, müssen die vollständigen angesetzten Hauswartskosten als nicht umlagefähig betrachtet werden, vollständig.
Ohne klare Trennung der Hauswartstätigkeiten fällt diegesamte Position in der Abrechnung. Kein Mittelweg.
Hauswartsleistungen transparent aufschlüsseln
Halten Sie vertraglich und in der Abrechnung fest, welche Tätigkeiten der Hauswart im Einzelnen erbringt. Weisen Sie explizit aus, welche davon umlagefähig sind. Eine prozentuale Aufteilung (z. B. 80 % umlagefähige Pflege, 20 % Verwaltungsaufgaben) ist zulässig, muss aber nachvollziehbar und konsistent dokumentiert sein.
Das Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 Satz 1 Halbs. 2 BGB verpflichtet Vermieter dazu, bei der Beauftragung von Leistungen, deren Kosten auf die Mieter umgelegt werden, wirtschaftlich vorzugehen. Doch was bedeutet das konkret?
Der Bundesgerichtshof hat mit seiner Entscheidung vom 20. Mai 2026 (VIII ZR 6/24) eine grundlegende Klarstellung vorgenommen, die für die tägliche Verwaltungsarbeit erhebliche Bedeutung hat. Das Gericht stellt fest: Das Wirtschaftlichkeitsgebot ist nicht bereits dann verletzt, wenn der Vermieter vor der Beauftragung keine Vergleichsangebote einholt. Maßgeblich ist vielmehr, ob die beauftragten Leistungen zu nicht marktgerechten, objektiv überhöhten Preisen erbracht werden. Ob das Einholen von Vergleichsangeboten zu einer Kosteneinsparung geführt hätte, ist dann die entscheidende Folgefrage.
Das ist eine wichtige Präzisierung: Bislang wurde in der Praxis vielfach angenommen, das Fehlen von Vergleichsangeboten sei bereits für sich genommen ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Der BGH widerspricht dem ausdrücklich. Wer zu marktgerechten Preisen beauftragt, handelt auch ohne vorherige Angebotsvergleiche wirtschaftlich.
BGH, 20.05.2026 – VIII ZR 6/24: Keine generelle Pflicht zur Vergleichsanfrage. Entscheidend ist der Preis, nicht der Prozess.
Für die Verwaltungspraxis empfiehlt es sich gleichwohl, bei größeren Aufträgen regelmäßig Vergleichsangebote einzuholen. Das ist keine Rechtspflicht, aber die einfachste Möglichkeit, Marktgerechtigkeit im Streitfall zu belegen.
Wirtschaftlichkeit dokumentieren
Auch wenn keine Pflicht zur Vergleichsanfrage besteht: Halten Sie bei der Beauftragung fest, warum der gewählte Anbieter zum Zuge kam: Referenzen, Rahmenvertrag, langjährige Zusammenarbeit, lokale Marktkenntnis. Diese Dokumentation schützt im Streitfall.
Die drei Entscheidungen machen deutlich: Bei der Betriebskostenabrechnung zählt Genauigkeit. Sperrmüllkosten müssen laufend entstehen, Hauswartsleistungen klar aufgeschlüsselt sein, und beim Wirtschaftlichkeitsgebot kommt es auf das Ergebnis an. Wer diese Leitlinien konsequent umsetzt, minimiert das Anfechtungsrisiko erheblich und schützt die eigene Abrechnung vor gerichtlicher Korrektur.
Jana ist Gründerin & Geschäftsführerin der ivia akademie mit der sie Immobilienverwalter ab Berufseinstieg bei der Aus- und Weiterbildung unterstützt. Selbst lange Jahre als Immobilienverwalterin tätig, hat Jana gemerkt, wie schwer es ist, sich nebenberuflich fortzubilden und wie spärlich das Angebot aussieht. Mit ivia bietet sie daher zeitgemäße, fachlich gut aufbereitete und qualitativ hochwertige Onlinelerninhalte, die perfekt auf den praktischen Bedarf abgestimmt sind. Mehr Infos gibt es unter www.ivia-akademie.de
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