Die Wochen zwischen Weihnachten und Neujahr sind für viele WEG-Verwalter alles andere als besinnlich. Denn zum Jahreswechsel häufen sich die Verwalterwechsel – sei es durch ordentliche Abberufung in der Eigentümerversammlung, durch einvernehmliche Vertragsbeendigung oder durch außerordentliche Kündigung. Die Herausforderung: Zwischen den Feiertagen müssen nicht nur die rechtlichen Rahmenbedingungen nach WEMoG beachtet werden, sondern auch umfangreiche Unterlagen gesichtet, Daten übernommen und die nahtlose Fortführung der Verwaltung sichergestellt werden. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie als neuer Verwalter die Objektübernahme strukturiert angehen und welche digitalen Tools Ihnen dabei helfen können.
1. Die neue Rechtslage seit der WEG-Reform 2020
Mit der WEG-Reform 2020 hat sich die Rechtsstellung des Verwalters grundlegend geändert. Als rechtsfähiges Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft (§ 9a WEG) können Sie nun eigenständig klagen und verklagt werden. Dies hat auch Auswirkungen auf den Verwalterwechsel: Die Außenvertretungskraft des alten Verwalters endet ohne separate "Vollmacht" mit der Bestellung des neuen Verwalters (siehe auch SCALARA Magazinartikel zur WEG-Reform).
Wichtig: Die Verwaltungsbestellung legitimiert nach außen, das Protokoll genügt. Ein separater Vollmachtszettel wird nicht mehr benötigt – eine deutliche Vereinfachung gegenüber der alten Rechtslage.
2. Bestellungsvarianten und ihre Auswirkungen
Das WEG unterscheidet drei Hauptvarianten der Verwalterbestellung:
Für die Praxis relevant: Die maximale Bestelldauer beträgt 5 Jahre, eine Verlängerung ist nur durch erneuten Beschluss möglich (Details zur Bestellung finden Sie hier).
3. Die Pflichten des abgebenden Verwalters
§ 27 WEG regelt eindeutig die Herausgabepflichten: Der bisherige Verwalter muss unverzüglich nach Beendigung seines Amtes:
Praxistipp: Dokumentieren Sie jeden Übergabeschritt schriftlich. Ein detailliertes Übergabeprotokoll schützt beide Seiten vor späteren Streitigkeiten.
1. Die goldene Regel: Im Einkauf liegt der Gewinn
Bevor Sie ein neues Objekt übernehmen, ist eine sorgfältige Analyse unerlässlich. Die Herausforderung zum Jahreswechsel: Die Zeit für eine umfassende Due Diligence ist oft knapp. Folgende Aspekte sollten Sie dennoch prüfen:
Mehrfachanlagen prüfen:
Kostenstruktur bewerten:
2. Technischer Zustand und bauliche Anforderungen
Die Inaugenscheinnahme des Objekts vor Übernahme ist unverzichtbar:
1. Phase: Die rechtliche Absicherung (Woche 1-2)
2. Phase: Die Datenübernahme (Woche 2-4)
Die größte Herausforderung liegt oft in der Datenqualität des Vorgängers:
Stammdaten:
Finanzdaten:
Dokumentation:
3. Phase: Die operative Übernahme (Woche 4-6)
Kommunikation als Erfolgsfaktor:
1. Automatisierte Datenübernahme
Die manuelle Übertragung von Stammdaten ist fehleranfällig und zeitintensiv. SCALARA bietet:
2. Der digitale Wirtschaftsplan
Gerade zum Jahreswechsel ist die schnelle Erstellung eines neuen Wirtschaftsplans essentiell:
3. Dokumentenmanagement von Anfang an
Ordnung von Beginn an spart langfristig Zeit:
1. Die Rücklagen-Falle
Problem: Unklare Zuordnung von Rücklagen, insbesondere bei Sonderumlagen oder zweckgebundenen Rücklagen.
Lösung:
2. Die Hausgeldrückstände
Problem: Hohe Außenstände, laufende Mahnverfahren ohne vollständige Dokumentation.
Lösung:
3. Die Gewährleistungsfristen
Problem: Ablaufende Gewährleistungsfristen bei Bauleistungen werden übersehen.
Lösung:
Fazit
Die Objektübernahme zum Jahreswechsel stellt WEG-Verwalter vor besondere Herausforderungen – bietet aber auch die Chance für einen Neuanfang. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der systematischen Herangehensweise: Von der sorgfältigen Prüfung vor der Übernahme über die strukturierte Datenübernahme bis zur durchdachten Kommunikationsstrategie.
Die WEG-Reform 2020 hat dabei vieles vereinfacht – die Legitimation erfolgt durch das Bestellungsprotokoll, separate Vollmachten sind Geschichte. Gleichzeitig ermöglichen digitale Lösungen wie SCALARA eine effiziente Verwaltungsübernahme, die früher Wochen in Anspruch nahm.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Überblick:
Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden digitalen Tools wird der Verwalterwechsel zum Jahresanfang nicht zur Belastungsprobe, sondern zum erfolgreichen Start einer langfristigen Verwaltungsbeziehung.
Astrid Schultheis ist eine von vier bundesweit ö.r.v.u.b. Sachverständige für Wohnungseigentumsverwaltung und schreibt Gutachten für Gerichtsverfahren, insb. zum Thema WEG-Abrechnung und Rechnungswesen. Sie ist Mitentwicklerin der WEG-Musterabrechnung 1.0 - 3.0 und ist seit über 30 Jahren Inhaberin einer mittelständischen Verwaltungsgesellschaft.
Bei SCALARA arbeitet sie seit Anbeginn an der Konzeption insb. des Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrmoduls mit und unterstützt mit Ihrem einzigartigem fachlichen Know-How.
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