Rückblick auf unser Vor-Ort-Fachevent: Was kann KI wirklich für Ihre Verwaltung tun?

Am 21. April 2026 haben wir die Türen unseres Brühler Büros für das erste SCALARA Fachevent geöffnet – mit zwei Impulsvorträgen, einer offenen Diskussionsrunde und einer Vorschau auf unsere KI-Agentin Lara in der nächsten Ausbaustufe. Was als einmaliger Abend geplant war, wurde zum Auftakt einer Reihe. Dieser Beitrag fasst die Inhalte zusammen, ordnet sie in den Kontext der WEG-Verwaltung ein und gibt einen Ausblick auf die nächsten Termine.

Warum das Thema KI jetzt wichtig ist

Kaum ein Thema bewegt die Immobilienverwaltung gerade so sehr wie Künstliche Intelligenz. In Gesprächen mit unseren Kundinnen und Kunden hören wir dieselben Fragen immer wieder: Welche Anwendungsfälle funktionieren heute schon zuverlässig? Wo verlaufen die rechtlichen Grenzen, insbesondere im Umgang mit personenbezogenen Daten von Eigentümern und Mietern? Und was bedeutet das konkret für die tägliche Arbeit einer WEG-Verwaltung?

Genau dafür haben wir das Fachevent konzipiert. Drei Perspektiven an einem Abend, ein klarer Praxisbezug und im Anschluss Raum für Gespräche, die in einem reinen Webinar-Format nicht entstehen.

Die Speaker und ihre Schwerpunkte

Lilith Brockhaus – KI als konkretes Werkzeug

Lilith Brockhaus hat den Abend mit dem ersten Impulsvortrag eröffnet. In ihrer Präsentation hat sie an konkreten Anwendungsfällen gezeigt, was heute bereits funktioniert: in der Dokumentenverarbeitung, in der Kommunikation mit Eigentümern, in wiederkehrenden Verwaltungsroutinen. Die zentrale Botschaft: Verwaltungen, die jetzt mit kleinen, klar abgegrenzten Use Cases starten, bauen genau die Erfahrungen auf, die sie in zwei Jahren brauchen werden.

Adrian Freidank – die rechtliche Einordnung

Adrian Freidank hat im zweiten Vortrag den juristischen Rahmen gespannt. Im Mittelpunkt stand die Frage, was Verwalter beim KI-Einsatz beachten müssen – mit besonderem Blick auf Datenschutz, Haftung und die anstehenden Pflichten aus dem AI Act. Sein Vortrag hat zwei Dinge zusammengeführt, die in der Praxis oft auseinandergehen: das, was technisch möglich ist, und das, was rechtlich zulässig ist. Für Verwaltungen, die personenbezogene Daten von Eigentümern verarbeiten, ist genau diese Schnittstelle entscheidend.

Alexander Dziendziol-Dickopf und Philipp Körber – Premiere für Lara 3.0

Als Überraschung für die Anwesenden haben unser CTO Alexander Dziendziol-Dickopf und unser Entwickler Philipp Körber eine erste Vorschau auf Lara 3.0 gegeben – die nächste Ausbaustufe unserer KI-Agentin für die Hausverwaltung. Für Philipp war es die erste Bühne dieser Art, und für uns als Team eine kleine Premiere: Zum ersten Mal hat neben Alex jemand aus dem Entwicklungsteam selbst gezeigt, woran er gerade arbeitet. Die Resonanz im Raum war ein guter Indikator dafür, dass wir mit Lara 3.0 in die richtige Richtung gehen.

Was Verwaltungen aus dem Abend mitnehmen können

Drei Punkte haben sich durch alle Vorträge gezogen.

1. Mit kleinen Use Cases starten, nicht mit der Plattformfrage.

Verwaltungen, die jetzt einsteigen, beginnen am besten mit klar abgegrenzten Aufgaben – etwa der automatisierten Vorklassifizierung von eingehenden E-Mails oder der KI-gestützten Suche in eigenen Dokumentenbeständen. Wer den Anspruch hat, das gesamte Verwaltungsmodell zu transformieren, bevor er den ersten Use Case live hat, kommt erfahrungsgemäß nicht zum ersten Use Case.

2. Rechtliche Klarheit vor dem Tooleinsatz.

KI-Tools, die personenbezogene Daten verarbeiten, brauchen eine saubere datenschutzrechtliche Grundlage. Adrian Freidank hat es klar formuliert: Die Frage, ob ein Tool eingesetzt werden darf, gehört vor die Frage, ob es eingesetzt werden soll. Verwaltungen, die diese Reihenfolge umdrehen, schaffen sich später Probleme, die sich vorne mit überschaubarem Aufwand vermeiden lassen.

3. Branchenspezifische Lösungen schlagen Generalisten.

Generische KI-Werkzeuge sind beeindruckend, aber sie kennen weder die Logik einer WEG-Abrechnung noch die Anforderungen des § 28 WEG an die Jahresabrechnung. Spezialisierte Lösungen, die auf die Verwaltungspraxis zugeschnitten sind, liefern dort bessere Ergebnisse, wo es darauf ankommt: im fachlichen Kontext.

Fazit

Der Abend hat bestätigt, was wir vermutet hatten: Der Gesprächsbedarf zu KI in der Hausverwaltung ist groß, und die Branche ist bereit, diese Gespräche fundiert und praxisorientiert zu führen. Die drei Perspektiven, die wir an diesem Abend zusammengebracht haben – Anwendungspraxis, Recht und Produktentwicklung – sind genau die drei Dimensionen, in denen Verwaltungen sich gerade orientieren. Und sie hängen zusammen.

Wer in den nächsten Monaten KI in seiner Verwaltung einführt, sollte alle drei Dimensionen kennen, bevor er entscheidet. Genau dafür war dieser Abend da. Und genau dafür wird es die nächsten geben.