Die WEG-Reform 2020 hat einige wichtige Änderungen für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) gebracht. Besonders praxisrelevant: Die klare Trennung zwischen Soll-Rücklage und Ist-Rücklage. Viele Eigentümer:innen (und nicht selten auch Beiräte) fragen sich: Was bedeutet das eigentlich genau?
Die Soll-Rücklage ist der Betrag, den die Gemeinschaft planmäßig zurücklegen wollte. Grundlage ist der Wirtschaftsplan bzw. der jeweilige Rücklagenbeschluss. Es handelt sich also um die Summe aller beschlossenen Rücklagenvorschüsse, die die Eigentümer:innen im Laufe des Jahres hätten zahlen sollen – unabhängig davon, ob das Geld tatsächlich auf dem Konto angekommen ist.
Im Gegensatz dazu bezeichnet die Ist-Rücklage den tatsächlichen Stand der zweckgebundenen Finanzmittel zum Stichtag, also in der Regel zum Jahresende. Sie zeigt, wie viel Geld der WEG real zur Verfügung steht, z. B. für geplante Erhaltungsmaßnahmen.
Ein Unterschied zwischen Soll und Ist entsteht zum Beispiel:
Gerade bei unzulässigen Entnahmen entsteht ein rechtliches Risiko für den Verwalter, da eine Verwendung von zweckgebundenen Geldern aus der Rücklage ohne Beschluss nicht statthaft ist.
Eine Differenz zwischen der Soll-Rücklage und der Ist-Rücklage durch das Bestehen von Forderungen muss im Vermögensbericht dargestellt werden, der seit 2020 verpflichtend ist (§ 28 Abs. 4 WEG).
Ein Beispiel zur Verdeutlichung:
Die WEG hat beschlossen, 20.000 € zur Erhaltungsrücklage anzusparen. Alle Eigentümer:innen zahlen aktuell pünktlich. Es besteht aber noch eine Forderung gegenüber einem Alteigentümer über 5.000,– €, welche faktisch aus der Rücklage kompensiert wurde.
➡️ Soll-Rücklage: 20.000,– €
➡️ Ist-Rücklage: 15.000,– €
Es stehen der WEG nur 15.000,– € zur Verfügung.
Die Unterscheidung zwischen Soll- und Ist-Rücklage ist kein rein buchhalterisches Detail – sie ist entscheidend für die Transparenz, Rechtssicherheit und langfristige Finanzplanung der Gemeinschaft. Eigentümer:innen, Beiräte und Verwalter:innen sollten diese Unterscheidung verstehen und regelmäßig überprüfen.
💡 Tipp für Verwalter: Moderne Softwarelösungen, wie SCALARA helfen, Soll- und Ist-Werte sauber zu trennen und im Vermögensbericht korrekt darzustellen.
Alleinstellungsmerkmal: Nur SCALARA kann die gesetzlich geforderten getrennt zu verwaltenden Finanztöpfe zu jederzeit ordnungsgemäß abbilden.
Astrid Schultheis ist eine von vier bundesweit ö.r.v.u.b. Sachverständige für Wohnungseigentumsverwaltung und schreibt Gutachten für Gerichtsverfahren, insb. zum Thema WEG-Abrechnung und Rechnungswesen. Sie ist Mitentwicklerin der WEG-Musterabrechnung 1.0 - 3.0 und ist seit über 30 Jahren Inhaberin einer mittelständischen Verwaltungsgesellschaft.
Bei SCALARA arbeitet sie seit Anbeginn an der Konzeption insb. des Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrmoduls mit und unterstützt mit Ihrem einzigartigem fachlichen Know-How.
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