Was ist im Umlaufverfahren zulässig? Und was hält, wenn ein Eigentümer den Beschluss anficht? Mit diesen Fragen kamen am 8. September rund 30 Verwalterinnen und Verwalter in unser Büro nach Brühl. Gemeinsam mit unserem Weiterbildungspartner IVIA hatten wir zum zweiten Fachabend eingeladen. Dieser Beitrag fasst den Abend zusammen und gibt einen Ausblick auf den nächsten Termin.
Das WEMoG hat 2020 die Tür zur digitalen Beschlussfassung geöffnet. Für Umlaufbeschlüsse genügt seitdem die Textform statt der Schriftform. Eigentümer können außerdem beschließen, dass eine Teilnahme an der Versammlung auch ohne Anwesenheit vor Ort möglich ist. Seit Oktober 2024 ist zusätzlich die rein virtuelle Eigentümerversammlung gesetzlich geregelt.
Das Gesetz erlaubt also viel. Wie genau die digitalen Wege auszugestalten sind, lässt es an vielen Stellen offen. Für Verwaltungen ist das ein echtes Risiko, denn jeder Formfehler kann einen Beschluss angreifbar machen.
Wolfgang Dötsch befasst sich als Vorsitzender Richter am Oberlandesgericht Köln täglich mit Miet- und WEG-Recht. Sein Vortrag spannte einen Bogen über drei Formen: die hybride Versammlung, die rein virtuelle Versammlung und schließlich den digitalen Umlaufbeschluss, den er selbst als Kern des Abends bezeichnete.
Er ordnete jeweils Gesetz, Gesetzesbegründung und aktuelle Rechtsprechung ein. Er benannte aber auch offen, wo die Rechtslage noch ungeklärt ist. Hängen geblieben ist bei uns vor allem, was er zur virtuellen Versammlung gesagt hat:
„Zwar hat der Gesetzgeber die Anforderungen an eine virtuelle Versammlung aus sechs Absätzen des Aktiengesetzes in das einzelne Wort ‚vergleichbar‘ in den § 23 Abs. 1a S. 2 WEG reingepresst … Trotzdem sollten Sie es machen und mutig sein!“
Im Praxisteil haben wir gezeigt, wie eine digitale Beschlussfassung von der Einladung bis zur Dokumentation abläuft. In der anschließenden Diskussionsrunde mit Shari Heep, Wolfgang Dötsch und Alexander Dziendziol-Dickopf, CTO von SCALARA, kamen die Fragen aus dem Verwaltungsalltag auf den Tisch.
Gerade dieser Teil zeigt, warum wir den Fachabend als Präsenzveranstaltung durchführen. Viele Fragen entstehen erst im Gespräch, und viele Antworten passen nicht in ein Webinar.
Der nächste Termin steht bereits fest. Am 8. Dezember geht es mit Astrid Schultheis um den Jahresabschluss im Rechnungswesen. Gemeinsam werfen wir außerdem einen Blick darauf, wie KI in SCALARA beim Jahresabschluss unterstützt. Hier geht es zur Anmeldung.
Der Fachabend hat gezeigt, dass die digitale Beschlussfassung längst im Verwaltungsalltag angekommen ist. Die rechtlichen Fragen sind es noch nicht vollständig. Wer die Fallstricke kennt, kann die neuen Möglichkeiten trotzdem sicher nutzen. Oder, mit Wolfgang Dötsch: mutig sein.
Shari Heep ist Juristin mit Fokus auf IT- Recht und Gründerin & CEO von SCALARA. Sie hat schon seit ihrem Abitur in der familiären Hausverwaltung mitgearbeitet und dort vor allem die digitale Transformation vorangetrieben. Durch ihre praktische Erfahrung aus der Immobilien- und Verwaltungsbranche kennt sie die Herausforderungen der Branche sehr genau.
Mit der Gründung von SCALARA hat Shari ihre Leidenschaft für alles Digitale mit ihren Verwalterwurzeln verbunden.
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